De Standaardisatieraad van het Nationaal Archief heeft begin november twee modules van de vernieuwde handreiking Waardering en selectie vastgesteld. Eerder dit jaar zijn ook drie andere modules vastgesteld. Wanneer compleet, biedt de vernieuwde handreiking (koepel)organisaties handvatten bij het opstellen en toepassen van selectielijsten en hotspotlijsten. De handreiking vervangt op termijn de bestaande handreiking Belangen in Balans uit 2015.
Cruciale beslissingen
De module Bepalen van waarderingen is de kern van de hele handreiking. Het helpt (koepel)organisaties bij de keuze of informatie na verloop van tijd vernietigd wordt, dan wel blijvend bewaard en naar een archiefbewaarplaats overgebracht. En hoe die cruciale beslissingen in een selectielijst vastgelegd en zo verantwoord worden, ook aan de burger.
Omdat een selectielijst altijd een momentopname is, is het mogelijk om er binnen bepaalde grenzen van af te wijken. De nieuwe module Afwijken van waarderingen verduidelijkt hoe organisaties hotspots kunnen identificeren. En hoe ze deze bijzondere gebeurtenissen, incidenten of maatschappelijk debatten kunnen documenteren door volgens de selectielijst te vernietigen informatie alsnog blijvend te bewaren. De module wordt nadat de nieuwe Archiefwet van kracht is, uitgebreid met nieuwe, door deze wet gecreëerde mogelijkheden tot afwijken.
Doorontwikkeling bestaande handreiking
De herziening op Belangen in Balans is mede een gevolg van feedback uit het veld. Gebruikers gaven bijvoorbeeld aan behoefte te hebben aan concretere handvatten voor het opstellen van selectielijsten en hotspotlijsten. Beide modules bevatten daarom duidelijke criteria, praktische stappenplannen en handige sjablonen.
Een gezamenlijk en modulair traject
Het Nationaal Archief ontwikkelt de modules stapsgewijs met hulp en input van ministeries en (de koepelorganisaties van) gemeenten, provincies en waterschappen. Het is een ambitieus project, dat veel tijd en capaciteit vraagt. Elke vastgestelde module wordt direct gepubliceerd op de website van het Nationaal Archief. Door deze gefaseerde aanpak kunnen nog niet alle modules toegepast worden. De startpagina biedt een overzicht van alle modules en hun inhoud. En vermeldt ook welke modules vastgesteld en al of niet direct toepasbaar zijn. Momenteel zijn vijf van de tien modules afgerond. De andere volgen in de loop van 2022.
