‘Wat we worden weten we niet, wat we zijn weten we nu nog wel.’ Met die woorden opent Bert de Vries, directeur Stadsarchief Amsterdam en voorzitter KVAN/BRAIN, de zevende en laatste KIA-bijeenkomst Duurzaam Informatiebeheer 2018-2019. Op de laatste editie van deze kennistournee op 31 januari komen ruim 70 informatie- en archiefprofessionals bijeen in het Noord-Hollandse provinciehuis.
‘We gaan naar een kortere overbrengingstermijn waarmee we dichter bij de bron komen. Moet je informatie dan nog wel overbrengen? En als je dat niet doet en de informatie in de systemen houdt, hoe hou je dan de regie, wie doet dat en wat is de relatie met toezicht? Dat heeft ook gevolgen voor de nieuwe Archiefwet.
Common Ground
André Plat geeft namens VNG Realisatie een presentatie over het beleid en de kennisproducten van de VNG. Als start laat André een filmpje zien over Common Ground. Binnen die beweging worden gegevens één keer opgeslagen en daarna hergebruikt door overheidsinstanties. Dat geeft uniformiteit, betere beveiliging en vooral gemak voor burgers. Zij hoeven nog maar één keer gegevens aan te leveren en hebben daar meer grip op. De VNG is betrokken bij de herziening van de Archiefwet en de WOO. En geeft daar steun aan vanuit de wens om als hoeder van het grondrecht op informatie op te kunnen treden. Dat wordt de opgave van deze tijd. ‘Dit is je kans’, aldus Plat: ‘Publiceer succesverhalen op het kennisplatform Informatiehuishouding.’
Hotspots in Noord-Holland
Mirjam Schaap van het Stadsarchief Amsterdam presenteert de Amsterdamse hotspotmonitor . Kernpunt in Amsterdam was het integraal waarderen en selecteren van overheids- en particulier archief, legt Schaap uit. ‘We hebben een eigen trendanalyse laten opstellen waar we sinds 2014 mee werken. Wij maken een sterk onderscheid tussen trends en hotspots. De stijging van de huizenprijzen is bijvoorbeeld een trend en geen hotspot’, aldus Schaap. ‘De keuze van de hotspots is een proces van zoeken naar consensus, je kunt dit niet SMART bepalen.’ Stinie Francke, Noord-Hollands Archief, geeft vervolgens een presentatie over de hotspotmonitor in de praktijk van Noord-Holland. Anders dan Amsterdam heeft het Noord-Hollands Archief te maken met 11 gemeenten plus een aantal gemeenschappelijke regelingen. Francke: ‘Dus de vraag was, hoe gaat we dat aanpakken? We besloten af te trappen met een themabijeenkomst met alle zorgdragers. De deelnemers waren blij met de trekkersrol van het Noord-Hollands Archief.' In Noord-Holland wordt bij het bepalen van een hotspot een aanvullend criterium gebruikt: het gaat om een eenmalige gebeurtenis die afgebakend kan worden in de tijd. Francke: ‘Er is behoefte aan kennisdeling op dit gebied. Dat kan op KIA.’ Vanaf maart start een rubriek De Hotspot in het Archievenblad. Ook volgt er vanuit Archieflab nog een bijeenkomst.
Algoritmes
In hun presentatie over algoritmes, accountability en duurzame toegankelijkheid gaan Joep van der Spoel (G4-trainee informatiemanagement) en Rens Ouwerkerk (adviseur informatiebeheer, gemeente Amsterdam) in op het fenomeen algoritmes. Met technieken op basis van algoritmes kunnen patronen herkend worden in grote hoeveelheden data. En op die manier automatisch beslissingen worden genomen. De techniek kan veranderlijk zijn. De nieuwe Archiefwet zou ruimte moeten bieden aan innoveren en experimenteren, vinden Ouwerkerk en Van der Spoel. Ervaringen worden gedeeld op het kennisplatform Informatiehuishouding Overheden.
Nieuwe Archiefwet en de WOO
Marit Vochteloo, ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap sluit de dag af met de nieuwe Archiefwet. Vochteloo: ‘We kijken vanuit OCW ook mee met het traject rond de WOO van het ministerie van Binnenlandse Zaken; het aangepaste wetsvoorstel is net gepubliceerd op de website van de Tweede Kamer. We proberen beide wetten zoveel mogelijk op elkaar te laten aansluiten, bijvoorbeeld op het punt van terminologie en definities.’ Bert de Vries geeft aan dat BRAIN/KVAN naar een informatiewet toe wil. Er circuleren nu te veel verschillende wetten en verschillende begrippen.
Puck Huitsing, dagvoorzitter, sluit de tournee af: ‘Het was weer een boeiende bijeenkomst, voor elk wat wils. Alle informatie is terug te vinden op KIA. Blijf elkaar ontmoeten, ook in het echt op bijeenkomsten zoals deze.’
Lees het volledige verslag op kia.pleio.nl
