Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) is het eerste departement dat een e-mailselectielijst gereed heeft! Deze geeft aan welke e-mails blijvend bewaard of na 10 jaar vernietigd moeten worden. Met de selectielijst heeft SZW binnen de Rijksoverheid bovendien de primeur van een nieuwe archiveringsmethode en bijbehorende selectiemethodiek: de planning is dat alle zakelijke mails vanaf 1 januari 2024 automatisch worden bewaard. De e-mailselectielijst was gedurende zes weken voor iedereen in te zien bij het Nationaal Archief.
Een belangrijke stap voorwaarts
Het automatisch bewaren van e-mails is een belangrijke stap voorwaarts naar een open en transparante overheid. Bij deze zogeheten sleutelfunctiemethodiek worden de mailboxen van ‘sleutelfuncties’, zoals ministers en topambtenaren, blijvend bewaard. Die van alle overige ambtenaren 10 jaar. Dit bovenop de al bestaande praktijk, waarbij een e-mail aan een dossier of zaak wordt toegevoegd. Met deze aanvullende methode kan nu en in de toekomst onder andere beter worden gereconstrueerd hoe beleid tot stand komt.
“De lessen die we met elkaar in dit traject hebben geleerd, zijn mogelijk ook waardevol voor andere departementen die deze methode zullen invoeren”, zegt senior medewerker waardering en selectie Douwe van der Galiën. Michiel de Koning, projectleider selectielijst e-mailarchivering SZW: “In constructieve samenwerking met de adviseurs van het Nationaal Archief en met behulp van de modelselectielijst van het RDDI, hebben we de theoretische basis vertaald naar een in de praktijk bruikbaar instrument, dat vanaf januari 2024 door SZW kan worden toegepast.”
Ook bij decentrale overheden maakt deze nieuwe vorm van e-mailarchivering opgang. Onlangs heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten samen met het Nationaal Archief de selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen 2024 vastgesteld op basis van de sleutelfunctiemethodiek.
Geïnspireerd geraakt?
Ook aan de slag met het opstellen van een (e-mail)selectielijst voor uw organisatie? Bezoek onze website voor het stappenplan. Voor bestuursdepartementen is de deadline om de sleutelfunctiemethodiek in te voeren 31 december 2023. Voor andere Rijksorganisaties geldt 31 december 2026 als deadline.
Op naar definitieve vaststelling
De e-mailselectielijst van SZW lag tot en met 11 september 2023 voor iedereen ter inzage bij het Nationaal Archief. Burgers, experts, journalisten ambtenaren en andere geïnteresseerden konden in deze periode op de selectielijst reageren door een zienswijze in te dienen. Na deze periode wordt de selectielijst officieel vastgesteld en kan SZW de lijst toepassen.
