RWS en Financiën aan de slag met de quickscan DUTO-Risicobeoordeling

Waarom risico’s in kaart brengen?

Voor het duurzaam toegankelijk maken van informatie moet je passende maatregelen nemen in informatiesystemen’, vertelt Frank Smeets van het Nationaal Archief. ‘Dat kun je als informatieprofessional niet alleen. Daar is draagvlak in de organisatie voor nodig. Daarbij helpt het om het verantwoordelijk management helder te adviseren. Door risico’s (en kansen) te rapporteren en op basis daarvan verbetervoorstellen te doen, help je het management prioriteiten te stellen en keuzes te maken. De quickscan is daar een praktisch hulpmiddel bij.’

Praktijkvoorbeeld ministerie van Financiën

Bij het ministerie van Financiën is de quickscan DUTO-risicobeoordeling toegepast op het mandaatregister. In dit systeem kunnen mensen controleren of een functionaris bevoegd is juridische, financiële en/of personele beslissingen te nemen. Nienke Meijer, strategisch adviseur informatiehuishouding over deze pilot: ‘Al snel bleek de handreiking meerwaarde te bieden. Juist om duurzame toegankelijkheid structureel te borgen in processen. Zoals het inkooptraject van applicaties en het beheer van de complete levenscyclus van applicaties, hand in hand met privacy en informatiebeveiliging. De quickscan geeft handvatten om een applicatie objectief te beoordelen. En gericht adviezen te geven om de duurzame toegankelijkheid te borgen op een manier die past bij de waarde van de informatie die erin opgeslagen is.’

Informatiebeheerplan

‘De applicaties en processen zijn in ons informatiebeheerplan (IBP) gekoppeld aan informatiebeleid, de selectielijst en een logische ordeningsstructuur. Op basis van het IBP konden we de generieke vragen uit de quickscan snel en accuraat beantwoorden. Het IBP bood daarnaast extra duidelijkheid over de randvoorwaarden die je moet stellen aan de processen waarbinnen de informatie gecreëerd en gebruikt wordt. Denk aan randvoorwaarden die volgen uit de bewaartermijn: bij een korte bewaartermijn wil je dat tijdige vernietiging mogelijk is, maar je stelt geen eisen aan preservering of duurzame bestandsformaten.’

Inzichten

Volgens Nienke is goede timing erg belangrijk: ’Sluit bijvoorbeeld aan bij een natuurlijk moment in de levenscyclus van een applicatie.’ Een ander inzicht was dat de quickscan het best werkt bij de realisatie van een nieuwe applicatie of bij grote aanpassingen van een bestaande applicatie. Nienke: ‘Het toepassen van de quickscan vraagt ook om een bepaald volwassenheidsniveau (kennis en bewustwording) van de organisatie. Zowel in processen als in samenwerking met andere vakdisciplines. Als een organisatie zich nog niet voldoende bewust is dat hun data onder de reikwijdte van de Archiefwet valt en wat dat betekent, dan is een quickscan DUTO-risicobeoordeling nog niet aan de orde. Je moet dan eerst werken aan bewustwording.’

Daarnaast is het volgens Nienke essentieel om voldoende samenwerking en betrokkenheid van sleutelfiguren te krijgen, zoals de informatie-eigenaar en het hogere management aan de businesskant. ‘Zij moeten tenslotte bepalen wat er uiteindelijk geaccepteerd wordt aan risico's en vereisten. Ook de verschillende rollen, verantwoordelijkheden en het commitment moeten goed worden georganiseerd en vastgelegd.’

Wat heeft de pilot concreet opgeleverd? 

Allereerst werden meer risico’s en aandachtspunten gevonden dan verwacht, legt Nienke uit: ‘De quickscan is een concreet instrument gebleken dat echt van waarde is voor het borgen van duurzame toegankelijkheid in het (proces)beheer van informatiesystemen, vanaf het moment dat de applicatie-eigenaar ermee aan de slag kan. Het bevestigde de ingeslagen koers waarbij een DUTO-toets een vast onderdeel is in het voortbrengingsproces van applicaties. Daarnaast draagt de quickscan bij aan een gezamenlijke taal en begrip tussen disciplines.’

Praktijkvoorbeeld Rijkswaterstaat 

Rijkswaterstaat (RWS) besloot de quickscan DUTO-risicobeoordeling in te zetten na een presentatie bij het Nationaal Archief. ‘De ontwikkeling van de quickscan was een mooi moment om daarmee te gaan oefenen’, vertelt Jessica Kats, strategisch adviseur informatiemanagement. In de oriënterende fase bleek al snel dat de quickscan veel overeenkomsten heeft met de (gestandaardiseerde) RWS-toetsen. Deze toetsen zijn gebaseerd op o.a. de principes van de DUTO-modeleisen. Het betrokken team van RWS heeft de quickscan op een aantal onderdelen aangevuld. ‘In lijn met ons eigen kwaliteitssysteem. En om beter aan te sluiten bij de praktijk van RWS’, legt Jessica uit.

Tweeledige aanpak

De aanpak viel in twee delen uiteen. De informatieprofessionals gingen plenair aan de slag met de vragen uit de quickscan  om de organisatie brede risico’s op het gebied van duurzame toegankelijkheid in kaart te brengen. Zoals informatie- en tijdverlies, faalkosten, etc. Daarnaast werd het bedrijfsproces Stormvloedkeringen binnen Rijkswaterstaat uitgekozen voor de proces-specifieke onderzoeksvragen. Deze vragen waren deels gebaseerd op de quickscan, maar zijn specifiek gemaakt in lijn met de RWS-methodiek. 

Belangrijke tips

Het is, volgens Jessica, belangrijk om commitment van een opdrachtgever te hebben. Als het initiatief alleen vanuit de informatieprofessional komt, is het moeilijker om de benodigde partijen mee te krijgen. ‘Besteed daarom voldoende tijd aan voorbereiding en afstemming. Ga vooral oefenen met risicobeoordeling en focus je op de wijze waarop je de resultaten presenteert aan het management.’

Draagvlak nodig? Kaart het gesprek aan

Is duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie nog geen vanzelfsprekend onderwerp in jouw organisatie? Het Nationaal Archief heeft een DUTO-kaartenset ontwikkeld waarmee je het gesprek hierover aan kan gaan in jouw organisatie. De kaartenset bevat verschillende onderwerpen met argumenten voor duurzame toegankelijkheid van informatie. Laat je inspireren door twintig kaarten om jouw eigen, verbindende verhaal te vertellen aan jouw gesprekspartners.

DUTO-risicobeoordeling

De quickscan DUTO-risicobeoordeling maakt deel uit van de handreiking DUTO-risicobeoordeling. Meer informatie over deze handreiking en de quickscan of het DUTO-raamwerk? Ga dan naar de speciale DUTO-pagina op onze website of raadpleeg KIA Community voor nog meer praktijkvoorbeelden. Hier kun je ook vragen stellen aan het DUTO-team. 

Zie ook de presentatie van Grip op Informatie, waarin de gemeente Breda vertelt over hun toepassing van de quickscan: De kracht van de DUTO-quickscan.