De algemene rijksarchivaris (ARA) Afelonne Doek staat op hoofdlijnen achter het op 19 januari 2023 uitgebrachte advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) over het beheren en bewaren van chatberichten binnen de overheid. Zo vermeldt de ARA in een openbare schriftelijke reactie op dat advies. Wel ziet zij in de uitwerking van het advies belangrijke aandachtspunten.
In haar reactie hanteert zij de volgende uitgangspunten: ‘In de eerste plaats moeten we ons de vraag stellen: op welke informatie heeft de burger recht? Het middel, de informatiedrager, is van secundair belang. In de tweede plaats gaat het erom dat beleid goed uitvoerbaar en in lijn is met de wetgeving. Ten derde is mijn reactie uitsluitend toegespitst op het ACOI-advies, en heb ik gekeken door de bril van centrale én decentrale overheden.’
De reactie van de ARA op het ACOI-advies valt uiteen in twee categorieën: Waardering en Selectie en Duurzame toegankelijkheid. Beide zijn cruciaal voor het recht van de burger op informatie. Het overheidshandelen moet reconstrueerbaar zijn en chatberichten zijn inmiddels een onlosmakelijk onderdeel van de totstandkoming van dat handelen.
Waardering en Selectie
Wat betreft Waardering en Selectie ziet Doek ruimte voor onderstaande uitwerking.
Advies ACOI: Bewaar alleen chatberichten van bewindslieden en bestuurders voor altijd.
Reactie ARA:
‘Strategische besluitvorming bij overheidsorganisaties vindt niet alleen plaats op het niveau van bewindslieden of bestuurders. Ook de hogere ambtelijke top speelt hierbij een rol. Het gebruik van chat voor strategische besluitvorming kan per overheidsorganisatie op centraal en decentraal niveau verschillen. Iedere overheidsorganisatie moet het gesprek aangaan over functies waarvan chats voor blijvende bewaring in aanmerking komen. En dit vastleggen in een selectielijst zoals de Archiefwet voorschrijft.’
Advies ACOI: Bewaar chatberichten lagere ambtelijke top vijf tot tien jaar.
Reactie ARA:
‘Ik acht voor de lagere ambtelijke top een termijn van tien jaar noodzakelijk met het oog op de behandeling van Woo-verzoeken en parlementaire enquêtes. Een termijn van tien jaar heeft het bijkomend voordeel dat deze aansluit op de ingekorte overbrengingstermijn in het ontwerp van de nieuwe Archiefwet. Een eenduidige termijn van tien jaar maakt het ook voor de burger overzichtelijk: na tien jaar worden chatberichten of overgebracht naar een archiefbewaarplaats of vernietigd.’
Advies ACOI: Alle chatberichten van overige overheidsmedewerkers mogen op hun telefoon blijven staan en kunnen zij zelf wissen als ze deze niet meer nodig hebben.
Reactie ARA:
‘Het voorgestelde advies werkt onduidelijkheid in de hand voor burgers, onderzoekers en overheidsmedewerkers, hetgeen onwenselijk is. Ook biedt de huidige Archiefwet er geen ruimte voor. De chatberichten van overige overheidsmedewerkers kunnen op de telefoon blijven staan, het is echter essentieel om te verduidelijken of chatberichten er wel of niet zijn. Leg daarom een korte termijn vast in een selectielijst waarna de berichten automatisch vernietigd kunnen worden.’
Wat betreft het vernietigen van informatie adviseert Doek conform de Archiefwet inzichtelijk te houden welke informatie vernietigd is.
Duurzame toegankelijkheid
Duurzame toegankelijkheid raakt direct aan de vraag hoe bruikbaar informatie is. Bewaren van informatie is niet de uitdaging, het bruikbaar houden wel. Om dat te kunnen, moet informatie duurzaam toegankelijk zijn. Dus: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar. Nu en in de toekomst, voor zo lang als nodig is.
Vanuit dat perspectief adviseert de ARA het volgende als uitwerking van het ACOI advies:
Advies ACOI: Breng de chatconversatie als informatiestroom in beheer. De organisatie moet hiervoor extra inspanningen leveren om chatberichten op te nemen in een beheersysteem van de organisatie.
Reactie ARA:
De chatconversatie vormt één geheel en geeft daarmee belangrijke context. Een belangrijk aandachtspunt voor de interpreteerbaarheid van overheidsinformatie is het behoud van de volledige inhoud. Bij chatberichten is het gebruikelijk om emoticons te gebruiken. Geregeld worden audio- en video-opnames, documenten en foto’s meegestuurd. Ook deze moeten bewaard worden en onlosmakelijk deel blijven uitmaken van de chatconversatie.
De interpreteerbaarheid van chatberichten kan verder geborgd worden door het opstellen en beheren van een register van sleutelfuncties. Dit register geeft aan welke medewerker welke functie heeft/had in een organisatie. Het biedt de mogelijkheid om chatconversaties in de context van de functie te plaatsen.
De betrouwbaarheid wordt gegarandeerd als de hele conversatie bewaard wordt. Het verwijderen van individuele berichten in zo’n conversatie is niet wenselijk omdat het de integriteit van de chatconversatie aantast. Om diezelfde reden is ook het lakken van (delen) van berichten alleen wenselijk in een kopie van het origineel.
Advies ACOI: Technologische innovatie is noodzakelijk om het beheer van chatberichten van sleutelfunctionarissen te ondersteunen. De overheid, en in het bijzonder de bewindslieden van BZK en OCW, moeten het voortouw nemen en daarbij kennisinstellingen en technologiebedrijven inschakelen.
Reactie ARA:
‘Ik vind het belangrijk om ook de aandacht te vestigen op de leesbaarheid en vindbaarheid van chatconversaties op de langere termijn. Dat betekent dat er nagedacht moet worden over hoe blijvend te bewaren chatconversaties naar archiefbewaarplaatsen overgebracht kunnen worden en hoe deze daar op lange termijn beschikbaar kunnen worden gesteld aan het publiek,’ schrijft Doek in haar reactie.
Dat proces wordt het best gegarandeerd door, waar mogelijk met leveranciers van berichtenapps, van het begin af aan te werken aan het toekomstbestendig opslaan, bewaren en beheren van chatberichten, inclusief audio, video, afbeeldingen en andere bijlagen. Ook dit draagt in belangrijke mate bij aan de reconstrueerbaarheid van informatie in chatberichten.
Voor de praktische invulling van de vereisten voor het duurzaam toegankelijk beheer van chatconversaties adviseert de ARA gebruik te maken van bestaande technische oplossingen. Zo kent de financiële sector al veel langer oplossingen om chatberichten uit berichtenapps te halen en zo onder beheer te brengen. Het is daarom de aanbeveling om deze oplossingen als voorbeeld te gebruiken voor de chatberichten van sleutelfuncties.
Hoe nu verder?
De verwachte kabinetsreactie op het ACOI-advies staat medio april gepland. ARA Afelonne Doek hoopt dat kabinet en overheidsorganisaties haar reactie en aanbevelingen overnemen. In de overtuiging dat het idee van een open en transparante overheid valt of staat bij het centraal stellen van de burger als uitgangspunt bij de informatievoorziening.
Meer informatie
De volledige reactie van de algemene rijksarchivaris Afelonne Doek.
De uitwerking van het advies in een concrete systematiek die de duurzame toegankelijkheid van chatberichten moet waarborgen, ligt voor een belangrijk deel bij de algemene rijksarchivaris en het Nationaal Archief. Daarom is Afelonne Doek gevraagd een openbare reactie uit te brengen.
