Op 20 februari tekenden Diana Teunissen van het Nationaal Archief en Jan Gudde van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) de samenwerkafspraken rond het e-Depot van het Nationaal Archief. Hiermee werd de eerste uitplaatsing van digitaal archief van BZK in het e-Depot succesvol afgerond. De uitplaatsing past in een reeks van uitplaatsingen die is voortgekomen uit het project DWR-Archief. Dit is een interdepartementale samenwerking op het gebied van digitale archivering tussen BZK, EZK, FIN, SZW en OCW.
Oefening baart kunst
Aan de uitplaatsing van dit eerste digitale dossier is heel wat voorafgegaan. De ministeries van OCW en EZK gingen BZK voor. Door deze eerdere ervaringen verliep de aansluiting van BZK in een veel hoger tempo. Mede door het hergebruik van instrumenten zoals de exporttool die in de eerdere trajecten waren ontwikkeld. De samenwerking met Doc-Direkt, SSC-ICT, Knowledge Plaza en de CIO staf heeft binnen 6 maanden geleid tot een succesvol project. En een basis gelegd voor duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven van BZK.
Waarom uitplaatsen?
Blijvend te bewaren archief wordt na 20 jaar overgebracht naar het Nationaal Archief. Dat geldt ook voor digitale archieven. BZK werkt sinds 2004 digitaal en bereidt zich voor op het overbrengen. Omdat het om een compleet nieuw proces gaat, wil BZK niet tot dat moment wachten. Daarom is gekozen voor ’uitplaatsen’: het archief is nog van BZK maar staat alvast klaar in het e-Depot.
Uitplaatsen is dus iets anders dan overbrengen. Het zorgdragerschap blijft namelijk in handen van de organisatie die het archief heeft gevormd. Daarom zijn er ook samenwerkafspraken gemaakt over de aard van de dienstverlening en wat beide partijen van elkaar kunnen verwachten. Het beheer van de archieven ligt bij uitplaatsing bij het Nationaal Archief. En daarmee de zorg voor de duurzame toegankelijkheid van die archieven.
Deze eerste uitplaatsing krijgt in 2018 een vervolg. Uiteindelijk is het de bedoeling dat het uitplaatsen (of overbrengen) van digitale archieven tot de normale gang van zaken behoort.
Meer informatie
Lees het artikel Uitplaatsing EZK-archief in e-Depot succesvol en de pagina over het overbrengen en/of uitplaatsen van digitale archieven. U kunt ook contact opnemen via het contactformulier of 070 331 5460.
