Het Nationaal Archief ontwikkelt samen met het veld een handreiking Duurzame toegankelijkheid van chatberichten. De eerste drie modules staan nu online: Wat zijn chatberichten, Wettelijke kaders en Stel beleid voor chatarchivering op. De modules vervangen op deze onderdelen het Informatieblad archiveren chatberichten uit 2019.
Actuele kennis en concrete stappenplannen
Het gebruik van chatapps is binnen de overheid niet meer weg te denken. De overheidsinformatie binnen die apps valt binnen de bepalingen van de Archiefwet. Maar het goed archiveren van overheidsinformatie in chatapps is een (technische) uitdaging. De handreiking Duurzame toegankelijkheid van chatberichten biedt informatieprofessionals actuele kennis, inzichten en concrete stappenplannen om aan de slag te gaan met chatarchivering. De eerste modules zijn nu dus beschikbaar op de website van het Nationaal Archief.
Wat zijn chatberichten
Om duurzame toegankelijkheid van chatberichten binnen de organisatie tot stand te brengen, moet je eigenlijk eerst weten wat we verstaan onder chat. De module Wat zijn chatberichten geeft hier antwoord op. En gaat in op de vraag: wat wordt beschouwd als het informatieobject. Met andere woorden: wat moet je bewaren. Ook licht de module toe wat het verschil is tussen chatapps en apps met een chatfunctie.
Wettelijke kaders
Overheidsinformatie binnen chatapplicaties valt onder de Archiefwet. Daarnaast heeft andere wet- en regelgeving invloed op het archiveren van deze informatie. Zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die over de privacy waakt. En de Wet open overheid (Woo) die het recht van burgers op overheidsinformatie regelt. De module Wettelijke kaders licht toe welke wet- en regelgeving geldt voor chatarchivering. En hoe je de wettelijke bepalingen kunt borgen.
Beleid voor chatarchivering
De wettelijke kaders geven ruimte om zelf beleid te maken rondom het archiveren van chatberichten. Je kan dus rekening houden met omstandigheden binnen de eigen organisatie. De module Stel beleid voor chatarchivering op gaat over de keuze voor bepaalde applicatie(s), hoe daar gebruik van mag worden gemaakt, over opslag en beheer van berichten, privacy en informatiebeveiliging. En over de methode van waarderen en selecteren.
Nog in ontwikkeling
Er zijn nog twee modules van de handreiking Duurzame toegankelijkheid van chatberichten in de maak: Bepaal de selectiemethode en Bepaal de archiveringstechniek. Deze modules verschijnen naar verwachting begin 2027.
De module Bepaal de selectiemethode beschrijft welke methoden van waarderen en selecteren je kunt gebruiken. Ook geeft het inzicht in welke informatie je gaat archiveren. De module Bepaal de archiveringstechniek gaat over de verschillende archiveringstechnieken die je toe kan passen bij chatarchivering. Het helpt je te bepalen welke techniek voor een specifieke situatie passend is. En laat zien hoe je chatberichten duurzaam toegankelijk kunt beheren.
In samenwerking met
Aan de modules van de handreiking Duurzame toegankelijkheid van chatberichten hebben diverse professionals uit zowel rijksoverheid als decentrale overheden meegewerkt. De concepten zijn besproken met experts in een redactiegroep. Wij willen alle betrokkenen hartelijk danken voor hun waardevolle inzet en expertise. De voortgang van het ontwikkelproces is te volgen via KIA Community.
Meer informatie
Heb je vragen over de modules of over het onderwerp? Neem contact met ons op via het contactformulier of stuur je vraag naar KIA Community.
Kijk voor meer informatie over de onderwerpen selectiemethodes en archiveringstechniek voorlopig in het Informatieblad archiveren chatberichten totdat deze informatie wordt vervangen door de nieuwe modules in 2027.
