Jaarverslagen van De Nederlandsche Bank naar e-Depot van Nationaal Archief

Het Nationaal Archief heeft de afgelopen jaren ervaring opgedaan met digitale overbrenging van archiefstukken. “We maken gebruik van een proces dat speciaal ontwikkeld is voor het aansluiten op het e-Depot. Op basis van deze aanpak zijn diverse organisaties succesvol aangesloten op het e-Depot van het Nationaal Archief. Deze aanpak heeft zich inmiddels bewezen als een best practice”, zegt Annemieke Sindorf, projectleider Digitale Archiefdiensten bij het Nationaal Archief. “Een team van specialisten van zowel De Nederlandsche Bank als het Nationaal Archief heeft hier hard aan gewerkt. Deze multidisciplinaire samenwerking heeft z’n vruchten afgeworpen.” Ines van Dijk, beleidsmedewerker informatiediensten bij De Nederlandsche Bank, vult aan: “Het overbruggen van culturele verschillen en de niet volledig samenvallende organisatiebelangen hebben niet tot problemen, maar tot verrassing en verrijking geleid.”  

Het aansluitingsproces  

Een digitaal archief van De Nederlandsche Bank naar het Nationaal Archief overbrengen en beschikbaar stellen gebeurt niet met één druk op de knop. Er gaan allerlei stappen aan vooraf. Aan het begin van het project hebben De Nederlandsche Bank en het Nationaal Archief met een impactanalyse uitgezocht wat er nog moest gebeuren. Een andere belangrijke stap in het proces is de mapping van metadata. Dit houdt in de beschikbare metadata van de bron koppelen aan metadatamodel van het Nationaal Archief. Metadata zijn nodig voor een soepele opname, beheer en ontsluiting. Ook moet een  over te brengen archiefblok in goede, geordende en toegankelijke staat zijn.

De eerste proefoverbrenging in de testomgeving lukte dankzij deze goede voorbereiding in één keer. Intussen bouwden beide organisaties een ‘Digikoppeling’ voor het digitaal aanleveren van het archief. Hierna was het mogelijk om het archief definitief, digitaal en formeel over te brengen naar het Nationaal Archief. 

Jaarstukken van 1814 tot 2004

Het gaat om openbaar archief met jaarstukken van de Nederlandsche Bank uit de periode 1814-2004. En om de jaarstukken van de Pensioen- en Verzekeringskamer uit de periode 1923-2004. Deze stukken bevatten informatie over de ontwikkeling van het werk van De Nederlandsche Bank en over de financieel-economische ontwikkeling van Nederland. Ook bevatten de stukken informatie over de ontwikkeling van toezicht op financiële instellingen. In totaal gaat het om 625 documenten. De jaarstukken worden door de aansluiting op het e-Depot nog beter toegankelijk.

Dit archief is te raadplegen via de website van het Nationaal Archief:

• 2.25.103 De Nederlandsche Bank N.V.: jaarverslagen 1814-2004
• 2.25.108 Stichting Pensioen- en Verzekeringskamer: jaarstukken 1923-2004

Voorbereid op digitaal archiveren

Sinds 2004 werkt De Nederlandsche Bank digitaal. “Tot die tijd was het fysieke archief leidend. Door de jaarstukken van voor 2004 digitaal beschikbaar te maken, bieden we onderzoekers een introductie op het fysieke archief van De Nederlandsche Bank”, zegt Ines van Dijk. “De aansluiting is een mooie kennismaking met het e-Depot van het Nationaal Archief. We hebben door middel van dit project veel ervaring op kunnen doen met de eisen en aanpak van digitale overbrenging. Deze overbrenging heeft ons veel informatie opgeleverd om ons digitale archief nog beter duurzaam toegankelijk te maken. Met deze ervaring zullen we het digitale archief van de toekomst vanaf het begin klaar kunnen maken voor opname in een e-Depot. We kunnen nu ook voorbereidingen treffen om andere archieven over te brengen. De Nederlandsche Bank vindt het ook leuk dat zij het eerste zelfstandige bestuursorgaan is met een ‘Digikoppeling’ en digitaal overgebrachte archiefstukken.”

Meer weten?

Meer informatie over digitaal archiveren bij het Nationaal Archief vindt  u op www.nationaalarchief.nl/archiveren/hulp-bij-archiveren