De Archiefwet schrijft voor dat informatie in goede geordende en toegankelijke staat moet zijn. Maar vandaag de dag neemt informatie veel verschillende vormen aan. Dit brengt problemen met zich mee voor archivarissen, aldus informatieprofessional Marco Klerks. Gelukkig kunnen (informatie)architecten hierbij helpen.
In een toenemend aantal organisaties hebben architecten een sterke invloed op hoe het informatie- en applicatielandschap zich ontwikkelt. Zij zijn dé ontwerpers van de informatievoorziening van een organisatie. En dus ook partner voor archivering by design.
Wat doet een architect?
Architecten bestuderen en beschrijven hoe grotere gehelen bestaan uit kleinere onderdelen, die op hun beurt ook weer verder opgeknipt kunnen worden. Door het toevoegen, vervangen of veranderen van de juiste onderdelen gaat – mits de samenhang goed is bewaakt – het grotere geheel beter functioneren. Althans, dat is het streven van een architect.
Niet zelf het wiel uitvinden
Iedere architect heeft uiteraard zijn of haar persoonlijke stijl, maar ook in dit vakgebied gelden diverse normen en standaarden die breed geaccepteerd en toegepast worden.
Binnen de overheid is een aantal van die standaarden en normen ontwikkeld en/of gebundeld in zogeheten referentiearchitecturen. Een referentiearchitectuur omvat op alle architectuurlagen standaarden, normen en best practices. De beoogde doelgroep mag en kan deze toepassen in de eigen organisatie. Zo hoeft niet iedere organisatie zelf het wiel uit te vinden. En spreken we dezelfde taal.
Op het niveau van de gehele overheid bestaat hiervoor de NORA. Voor diverse overheidslagen is deze verder uitgewerkt en nader gespecificeerd. Zo is er de GEMMA voor gemeenten, PETRA voor provincies, WILMA voor waterschappen, etc. De referentiearchitecturen sluiten uiteraard ook aan op internationale standaarden.
Een welbekend en veel toegepast voorbeeld van een standaard over het architectuurbeheer8 is TOGAF9. Centraal hierin staat de Architecture Development Method (ADM). Dit is een cyclisch proces. Deze bestaat achtereenvolgens uit de ambities, doelarchitecturen en de roadmap. Vervolgens stelt de organisatie de feitelijk gerealiseerde architectuur weer vast en kan het een nieuwe ambitie vormen. Bij iedere stap in het ADM-proces is gedefinieerd wie waarvoor verantwoordelijk is. Ook wordt bewaakt of iedereen zich aan de afspraken houdt.
Praktijk is weerbarstig
in de praktijk verlopen de werkzaamheden zelden netjes achter elkaar. Architecturen worden al opgesteld terwijl er nog geen duidelijke visie is, projecten lopen al voordat de architectuur gereed is, roadmaps worden voortdurend aangepast, en halverwege de implementatie veranderen de plannen. De architect moet – net als iedere andere (informatie)professional – laveren tussen hoe het hoort en hoe het is.
Werken aan oplossingen
Architecten ontwerpen oplossingen. Wanneer er afspraken zijn gemaakt voor informatie- en archiefbeheer, dan kan hij/zij hier rekening mee houden bij het ontwerpen van oplossingen voor anderen. Bij de architectuur conform TOGAF toetst het verantwoordelijke team regelmatig of deeloplossingen en het grote geheel ook daadwerkelijk aan de gemaakte afspraken voldoen. Zo wordt er mede invulling gegeven aan het kwaliteitsmanagement.
Ook kun je zelf nog oplossingen nodig hebben. Is de duurzame toegankelijkheid van informatie bijvoorbeeld nog niet voldoende geborgd. Of de informatievoorziening nog niet voldoende AVG-proof. Of wil je juist werken aan een transparantere overheid en meer informatie openbaar toegankelijk maken. Ieder hedendaags vraagstuk vraagt om een totaaloplossing met maatregelen op zowel technisch als organisatorisch vlak. Een architect kan helpen om inzicht en overzicht te krijgen in hoe het geheel nu in elkaar steekt en wat er moet veranderen om het gewenste resultaat te bereiken.
Op zijn/haar beurt kan de architect ook hulp van collega’s gebruiken. Door als niet-architect actief deel te nemen aan het architectuurproces verrijk je de architectuur en draag je bij aan het succes ervan.
Meepraten over architectuur? Kijk op het kennisplatform Architectuur op kia.pleio.nl.
Lees het volledige artikel Mag ik u voorstellen? De Informatiearchitect van Marco Klerks in OD oktober-november 2018.
