Met een DUTO-scan doet het Nationaal Archief een analyse naar de mate van duurzame toegankelijkheid van informatie bij een overheidsorganisatie. In drie workshops bekijken we samen met de organisatie hoe we deze duurzame toegankelijkheid (behorende bij een door de organisatie gekozen werkproces) kunnen verbeteren. Uitkomst van een DUTO-scan is een lijst met concrete aanbevelingen en praktische (implementatie)adviezen.
Kwaliteitseisen
De analyse wordt uitgevoerd op basis van de kwaliteitseisen voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie. Uitgangspunt is dat de informatie die een overheidsorganisatie ontvangt of creëert vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar is. En bestand is tegen veranderingen. Dit geldt voor iedereen die recht op informatie heeft, binnen en buiten de organisatie en zolang dit noodzakelijk is. Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie is onmisbaar voor de efficiënte uitvoering van overheidstaken, voor de verantwoording daarover naar burgers en bedrijven, en voor het cultuurhistorisch geheugen van Nederland.
Vragen
Organisaties die een DUTO-scan laten uitvoeren hebben allemaal dezelfde vragen: hoe staat het er bij ons voor? Kunnen wij tijdig en volledig antwoord geven op burgervragen? Werken wij efficiënt in projecten? Een scan wordt meestal uitgevoerd wanneer sprake is van een verandering en er ruimte ontstaat om aanbevelingen op te volgen. Zo ging de provincie Gelderland verhuizen en had het bestuur de ambitie om voortaan 100% digitaal te werken. Bij de gemeente Amsterdam veranderden de formele verantwoordingslijnen wat invloed had op de werkprocessen. Daarnaast wilden ze hun assetmanagement moderniseren.
Gebruikerswensen
Aanbevelingen komen voort uit gebruikerswensen gecombineerd met concrete oplossingen van ontwerpers. Deze worden geprioriteerd naar wenselijkheid en haalbaarheid. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld WOB-functionarissen of vergunningverleners zijn. Maar ook medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van een onderhoudsplan van tunnels. Of hulpdiensten die willen weten waar wegblokkades zijn. Iedereen die voor zijn taakuitvoering informatie nodig heeft, die iemand anders gecreëerd of ontvangen heeft, is een gebruiker.
Onafhankelijk van het type organisatie is een veel voorkomende wens het makkelijker kunnen zoeken naar informatie die in verschillende systemen ligt opgeslagen. Daarnaast willen medewerkers dat deze informatie volledig en actueel is. Een andere veelgehoorde wens is het krijgen van overzicht.
Aanbevelingen
Concrete aanbevelingen kunnen zijn:
- Implementeer een zoekschil die het mogelijk maakt om door meerdere verschillende systemen tegelijk te zoeken, op fase in proces of locatie.
- Sluit elke bronapplicatie waarin informatie wordt bewaard aan op deze zoekschil.
- Voor diverse werkprocessen kan het handig zijn om informatie door geografische selectie te ontsluiten (bijvoorbeeld voor assetmanagement). Dit is relevant in het kader van de Omgevingswet. Geef in dat geval assets en informatieobjecten een persistente identifier (PID). Dit legt blijvende relaties tussen objecten.
- Maak (en beheer) een informatiemodel. Dit bevat een beschrijving van de deelprocessen, activiteiten en informatie voor het betreffende proces. Op die manier wordt inzichtelijk wie welke informatie wanneer vastlegt en gebruikt. Hierdoor kunt u bij de creatie van informatie al rekening houden met de informatiebehoefte van de (secundaire) gebruikers.
- Breng het applicatielandschap in kaart. Weet waar allemaal relevante informatie staat.
- Maak een lijst van duurzame bestandsformaten die zijn toegestaan. Leg in contracten vast dat de gebruiker alleen deze formaten mag gebruiken.
Maatwerk
De aanbevelingen zijn geschikt voor bijna elk werkproces. Veel aanbevelingen die het Nationaal Archief doet zijn specifiek voor een organisatie of een bepaald werkproces. Wat bij de één bijdraagt aan de duurzame toegankelijkheid, is bij de ander van minder belang. Een DUTO-scan is dus echt maatwerk. De scan levert naast concrete aanbevelingen de organisatie ook bewustwording op ten aanzien van duurzame toegankelijkheid, waardoor de organisatie ook andere werkprocessen kan doorlichten.
Meer informatie
Meer informatie over de DUTO-scan.
Kader: wat levert een DUTO-scan op?
- Begrip over wat duurzame toegankelijkheid is
- Handvatten om ermee aan de slag te gaan
- Bewustwording over belang en eigen aandeel
- Gebruikers worden gehoord
- Ontwerpers weten wat ze moeten doen
- Business haakt aan, opdrachtgever kan sturen
- Business, Informatiemanagement en DIV vinden elkaar
- Informatiemanagement wordt geagendeerd en geprioriteerd
- Organisatiespecifieke oplossingen en veranderingen
- Kruisbestuiving en kennisdeling
