Informatie uit het werkproces duurzaam toegankelijk maken, zonder dure maatregelen achteraf. Klinkt goed! Dat kan met archivering by design. Daarbij houd je al rekening met duurzame toegankelijkheid bij het ontwerpen van de informatiesystemen die het werkproces ondersteunen. Maar… hoe doe je dat? Hoe kan het werksysteem voldoen aan de eisen van archivering? Het Nationaal Archief heeft hier een concept voor ontwikkeld, gebaseerd op 7 aandachtspunten.
Adviseurs van het Nationaal Archief waren de afgelopen jaren betrokken bij het ontwerpen van diverse werksystemen. Voor het bepalen van de aanslag autorijtuigenbelasting door de Belastingdienst, voor het ontvangen van vergunningaanvragen onder de nieuwe Omgevingswet en voor de hulp aan Nederlanders in nood door het ministerie van Buitenlandse Zaken. Met vallen en opstaan hebben we geleerd dat:
- De opdrachtgever de mensen en middelen moet hebben om advies van deskundigen op dit gebied te kunnen implementeren. Bijvoorbeeld voor een project, programma of functioneel beheer waarbinnen het werksysteem wordt (door)ontwikkeld. Vraag als deskundige vooraf aan de opdrachtgever of hij het belang van duurzame toegankelijkheid deelt. En of hij bereid is de ontwerpkeuzes daarvoor in overweging te nemen.
- de adviseur Archivering moet aansluiten bij het bestaande proces voor het ontwikkelen van het werksysteem. Richt geen losstaand adviestraject in voor archivering maar maak gebruik van de stuurgroep, projectgroep, werkgroepen, bijeenkomsten, documentatie, website, nieuwsbrieven die al georganiseerd worden voor het ontwikkelen van het werksysteem. In de ideale situatie is de adviseur Archivering betrokken vanaf het allereerste moment dat er wordt gewerkt aan de ontwikkeling van het werksysteem.
- Je het probleem als uitgangspunt neemt en niet een oplossing. Dus: ‘hoe kan het werksysteem voldoen aan de eisen van archivering’.
- Je het werksysteem goed begrijpen om als gelijkwaardige gesprekspartner mee te denken over passende oplossingen. Wat is het werkproces, en welke informatie wordt daarbinnen ontvangen en gemaakt? Welke applicaties worden daarvoor gebruikt? Wie zijn de huidige en toekomstige gebruikers van die informatie?
- Betrokkenen bij het ontwerpen van het werksysteem het belang van archiveren moeten inzien. Bijvoorbeeld voor klachtenafhandeling, rapportages of hergebruik. En begrijpen wat archiveren betekent. Men realiseert zich vaak niet dat een goede zoekfunctie een van de belangrijkste archieffuncties is. Want wat je niet kunt vinden, bestaat niet meer.
- Je de wensen van de huidige én toekomstige gebruikers van de informatie moet bepalen. Welke informatie hebben ze nodig? Hoe willen ze deze zoeken? Hoe bepalen ze de betrouwbaarheid? Hoelang moet de informatie toegankelijk zijn? Dus: luister naar de gebruikers. En dat zijn niet alleen de medewerkers die het werkproces uitvoeren, maar ook de buitenstaanders die inzicht willen hebben in het verloop van het werkproces. Zoals een beleidsmedewerker, auditor, burger, journalist of onderzoeker.
- Je de ontwerpers vraagt hoe het werksysteem zo gemaakt kan worden dat het aan de gebruikerswensen voldoet. Bijvoorbeeld waar de informatie bewaard wordt, welke zoekmachine gebruikt wordt, welke formaten toegestaan zijn en welke metagegevens vastgelegd worden. Prioriteer de ontwerpkeuzes vervolgens samen met de gebruikers en de ontwerpers. De gebruikers kunnen de wenselijkheid bepalen en de ontwerpers de haalbaarheid. Leg de geprioriteerde ontwerpkeuzes ter besluitvorming voor aan de opdrachtgever.
Het kan altijd beter
Is dit stappenplan nu waterproef? Nee, nooit helemaal. De eisen die wetgeving en standaarden stellen aan archivering zijn vaak op meer manieren uit te leggen. Bovendien is het ook nog eens praktisch ondoenlijk om voor alle informatie aan alle eisen te voldoen. Archivering by design is gericht op een zo goed mogelijk ontwerp, met gezond verstand en met de beschikbare mensen en middelen. Maar er is altijd ruimte voor verbetering
Bron: OD-magazine september 2018. NB: op het moment van publicatie van dit artikel is de septembereditie OD 2018 nog niet online beschikbaar.
Lees ook het eerder verschenen artikel Archiveren by design 1, in OD mei 2018.
