Tijdens de netwerkborrel Open Donderdag op 4 mei presenteerde Constantijn van der Eijk, rijkstrainee bij het Nationaal Archief, zijn adviesrapport: Archiveren by design voor een snellere behandeling van Woo-verzoeken (Wet open overheid). Het rapport werd in ontvangst genomen door Lucas Lombaers, programmadirecteur Open Overheid. In het advies staan concrete aanbevelingen die informatie beter vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en leesbaar maken. Dit kan bijdragen aan een snellere afhandeling van Woo-verzoeken bij de overheid.
In opdracht van
Aanleiding van dit advies is het grootschalig overschrijden van de wettelijke termijn (maximaal zes weken, inclusief twee weken verlenging) om een Woo-verzoek te behandelen. Een van de oorzaken hiervan is dat de informatiehuishouding bij de rijksoverheid niet op orde is. Daardoor kost het veel tijd om de gevraagde informatie te vinden. Om dit probleem het hoofd te bieden, vroeg de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) het Nationaal Archief als expertisecentrum informatiehuishouding, een advies uit te brengen over het versnellen van de Woo-procedure met archiveren by design.
Aanbevelingen
In het advies staat een aantal aanbevelingen:
- Maak duidelijk(er) beleid omtrent de inrichting van (digitale) werkprocessen.
- Sla documenten doorzoekbaar op.
- Gebruik templates voor officiële documenten met een apart deel dat beoordeeld moet worden bij Woo-verzoeken.
- Zorg voor extra informatieprofessionals bij directies die (in de toekomst) met veel Woo-verzoeken te maken krijgen.
- Maak een koppeling tussen Outlook en het datamanagemensysteem (DMS).
- Implementeer een gebruiksvriendelijk DMS met een goede zoekfunctie.
- Autoriseer Woo-behandelaars sneller en makkelijker om de gevraagde informatie in te zien en te beoordelen.
- Voeg aan het DMS of de beoordelingssoftware een functie toe voor een automatische inventarisatielijst die documenten in chronologische volgorde zet.
- Koppel beoordeelde documenten voor een Woo-verzoek aan de brondocumenten.
- Voer automatische herkenning dubbele e-mails in.
- Voer (automatisch) labelen van e-mails in.
Terugdringen behandeltermijn
De aanbevelingen uit dit advies kunnen de behandeltermijn van Woo-verzoeken terugdringen, aldus het adviesrapport. Maar pas op de lange termijn. Als de aanbevelingen worden uitgevoerd, kunnen ze ook bijdragen aan een snellere behandeling van inzageverzoeken op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en van informatieverzoeken door parlementaire enquêtecommissies en Kamervragen.
