Waarderen en selecteren zijn archiefprocessen. Hiermee bepaal je welke informatie bewaard blijft en welke niet.
Tijdens het waarderen leg je de bewaartermijn van informatie vast. Informatie kan waardevol zijn, bijvoorbeeld om te bewijzen welke besluiten zijn genomen, voor historisch onderzoek of als cultureel erfgoed. Aan de hand van de waardebepaling van informatie wordt een bewaartermijn vastgesteld. Informatie van permanente waarde waardeer je als 'blijvend te bewaren'. Deze informatie wordt na 20 jaar overgebracht naar een archiefinstelling, zoals het Nationaal Archief. Informatie die je niet wil bewaren, waardeer je als 'te vernietigen'.
Na waarderen volgt selecteren. Dan wordt de informatie daadwerkelijk overgebracht naar de archiefbewaarplaats, of vernietigd.
Om te waarderen moeten (semi)overheidsorganisaties gebruikmaken van selectielijsten. Deze maakt u gezamenlijk met ons. In Hoe stel ik een selectielijst op kunt u hierover meer lezen.
Overheids- en semi-overheidsinstellingen vallen onder de Archiefwet. Voor die instellingen is een selectielijst verplicht. Valt uw organisatie onder de Archiefwet en heeft u nog geen selectielijst? Dan moet u er dus snel een maken. Hoe? Dat leest u in Hoe stel ik een selectielijst op .
Hoe stel ik een selectielijst op?
Een vastgestelde selectielijst is 20 jaar geldig. Organisaties hebben vaak eerder behoefte aan een nieuwe of geactualiseerde selectielijst. Bijvoorbeeld omdat:
- de organisatie er nieuwe wettelijke taken bij krijgt
- de organisatie fuseert
- de bestaande selectielijst niet meer aansluit op de informatiehuishouding van een organisatie
- de organisatie waarderingen zoals vastgesteld in de selectielijst wil aanpassen
Voor het opstellen van een selectielijst werkt u samen met het Nationaal Archief. Wilt u een selectielijst opstellen? Neemt u dan zo snel mogelijk contact met ons op via het contactformulier. Wij nodigen u dan uit voor een gesprek.
Meer informatie over het opstellen van een selectielijst vindt u hier:
Voor het opstellen van selectielijsten zijn de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 van belang. Maar ook andere wet- en regelgeving hebben invloed op waardering en selectie. Denk bijvoorbeeld aan privacywetgeving. Zie de bijlage Wet- en regelgeving voor een uitgebreid overzicht.
De hotspotmonitor is een instrument dat overheidsorganisaties helpt bij het signaleren van hotspots. Hotspots zijn gebeurtenissen of ontwikkelingen die een grote impact hebben op de relatie tussen de overheid en burgers of op burgers onderling. Denk aan rampen, terreuracties of een kabinetscrises. Het idee is dat informatie met betrekking tot een hotspot blijvend wordt bewaard. Door gebruik van de hotspotmonitor kan het dus gebeuren dat materiaal dat eerst gewaardeerd werd als 'te vernietigen' toch blijvend bewaard wordt, omdat het om een hotspot gaat.
De volledige omschrijving van de hotspotmonitor vindt u in Belangen in Balans: Handreiking voor waardering en selectie voor archiefbescheiden in de digitale tijd.
Belangen in Balans
De doelstelling is:
Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:
- representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd;
- representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving;
- door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.
Kort samengevat staat hier dat waardering, selectie en het bewaren van archieven er voor zorgen dat belangrijke archieven beschikbaar en toegankelijk blijven voor iedereen. Zodat we de geschiedenis kunnen documenteren en reconstrueren. Het gaat om maatschappelijk- en politiek-relevante archieven; archieven over belangrijke, bijzondere en unieke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties.
Deze selectiedoelstelling is voor het eerst geformuleerd in het in 2007 gepubliceerde visierapport Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven.
Het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR) is een model dat u kunt gebruiken als uitgangspunt voor uw selectielijst. In het GWR staan o.a. voorbeelden van werkprocessen en een suggestie voor de waardering van deze werkprocessen. U kunt het model aanvullen en uitwerken zodat het past bij uw overheidsorganisatie.
Wilt u een selectielijst op gaan stellen? Neem contact op met het Nationaal Archief via het contactformulier. Wij helpen u graag.