Volgens de Algemene wet bestuursrecht treedt een besluit pas in werking wanneer het is bekendgemaakt. Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid is een afwijking van de standaardregel: overgebrachte archiefbescheiden zijn openbaar. Van dit besluit moet iedereen kennis kunnen nemen. Alleen dan kunnen betrokkenen bezwaar maken tegen volledige of juist beperkte openbaarheid van dossiers.
Beperkingen aan de openbaarheid worden vastgesteld door degene onder wiens bestuurlijke verantwoordelijkheid een archief is gevormd. Dit wordt de zorgdrager genoemd. Bij archieven van gemeentes is het College van burgemeester en wethouders de zorgdrager. Voor archieven van departementen is dat de minister. De Archiefwet legt deze bevoegdheid bij de zorgdrager omdat deze het beste weet wat er in de archieven zit. Voordat de zorgdrager de beperkingen stelt, is hij verplicht hierover advies te vragen aan de beheerder van de archiefbewaarplaats waar het archief naar wordt overgebracht.
Bij de overbrenging beslist de zorgdrager, de persoon die bestuurlijk verantwoordelijk is voor het archief, of het noodzakelijk is dat de openbaarheid van een archief wordt beperkt. Na de overbrenging is het de beheerder van de archiefbewaarplaats die beslist op verzoeken tot inzage in dat archief. Het is voor hem van belang dat de gestelde openbaarheidsbeperkingen uitvoerbaar zijn.
De beheerder toetst ook of alle openbaarheidsbeperkingen die een zorgdrager wil stellen, wel echt noodzakelijk zijn. Daarbij kijkt hij onder andere naar de openbaarheid van archieven met vergelijkbare informatie. Het komt ook voor dat de beheerder zelf voorstelt beperkingen aan de openbaarheid van sommige archieven te stellen. Het uitgangspunt van het advies is altijd: openbaar was kan, beschermen wat moet.
De archiefvormer hoeft het advies van de beheerder niet over te nemen. We vragen hem wel in het Besluit beperking openbaarheid (BBO) te motiveren waarom hij van het advies afwijkt. Wanneer de archiefvormer en de beheerder erg van mening verschillen, kunnen de partijen overleggen voordat de beheerder het formele advies uitbrengt.
Een schriftelijke adviesaanvraag - gericht aan de algemene rijksarchivaris (ARA) - bevat:
- een aanbiedingsbrief
- een ingevuld concept-Verklaring van overbrenging met beperkende bepalingen
- een ingevuld concept-Besluit beperking openbaarheid (BBO).
- een goedgekeurde inventaris
Al deze documenten zijn ook opgenomen in de brochure Open tenzij.
De algemene rijksarchivaris brengt pas advies uit over een Besluit beperkingen openbaarheid nadat de zorgdrager daarom vraagt. De zorgdrager moet deze adviesaanvraag ondertekenen. De zorgdrager is de persoon die bestuurlijk verantwoordelijk voor een archief. Bij ministeries is dit de minister, al kan deze de taak mandateren aan een ambtenaar.
De inventaris van het archief moet eerst worden goedgekeurd omdat het Besluit beperkingen openbaarheid altijd betrekking heeft op inventarisnummers. Wanneer deze tijdens of na het adviesproces nog veranderen, bestaat de kans dat de verkeerde archiefstukken een openbaarheidsbeperking krijgen. Daardoor kan informatie die niet openbaar mag zijn, juist in de openbaarheid komen.
Bekijk ook de pagina Openbaarheidsadvies van de algemene rijksarchivaris.
Het Besluit beperkingen openbaarheid wordt genomen door de zorgdrager, degene die bestuurlijk verantwoordelijk is voor het archief. Bij de overbrenging naar het Nationaal Archief gaat de zorg voor het archief over naar de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Deze is namelijk bestuurlijk verantwoordelijk voor alle archieven die zijn overgebracht naar het Nationaal Archief.
De Archiefwet stelt dat het opheffen van openbaarheidsbeperkingen of het alsnog stellen daarvan, een taak is van de zorgdrager. Na overbrenging is dat dus de minister van OCW.
Als de minister van OCW openbaarheidsbeperkingen wil opheffen, kan dat alleen nadat hij de voormalig zorgdrager heeft gehoord. Het na overbrenging stellen van beperkingen aan openbare archiefstukken kan alleen in zeer uitzonderlijke gevallen. Daarvoor moeten zich omstandigheden voordoen die onbekend waren bij de overbrenging en die, als ze wel bekend waren geweest, zeker tot een openbaarheidsbeperking hadden geleid. Zo’n omstandigheid is bijvoorbeeld het in werking treden van een nieuwe wet waarin is vastgelegd dat bepaalde informatie tijdelijk niet openbaar mag zijn.
Doorgaans niet, omdat ook het zogeheten ‘zorgdragerschap’ overgaat. Dan is er geen verwerkersovereenkomst of onderlinge regeling nodig. Er zijn ook situaties denkbaar dat er wel een verwerkersovereenkomst of onderlinge regeling nodig is, bijvoorbeeld als twee partijen verantwoordelijk zijn voor het verwerken van persoonsgegevens.
Archieven zijn nooit niet-openbaar. Om een beperkt openbaar archief te kunnen inzien, dient u een verzoek in bij de archiefbewaarplaats. Als de beperking is gesteld vanwege de persoonlijke levenssfeer of het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling, beslist de beheerder van de archiefbewaarplaats. Wanneer de beperking is gesteld vanwege het belang van de Staat of zijn bondgenoten, stuurt de beheerder het verzoek door naar de voormalig zorgdrager. Deze moet het verzoek behandelen volgens de regels die golden voordat het archief werd overgebracht. In veel gevallen is dat de Wet openbaarheid van bestuur.
