Als uw organisatie de archieven overbrengt, is het vaststellen van de openbaarheid vaak de laatste stap. Het vaststellen van openbaarheid en openbaarheidsbeperkingen vraagt om een goede voorbereiding. Onderstaand stappenplan kan u hierbij helpen. Per stap leggen we uit wat u moet doen en welke formulieren daarbij horen.
Stappenplan voor zorgdragers
Alles uitklappenDe bewerking van archieven kunt u zelf doen of uitbesteden. Bijvoorbeeld aan Doc-Direkt. Voordat de bewerking van uw archief kan beginnen, bespreekt u de openbaarheid van dat archief met de archiefbewerker en met een van onze medewerkers van de afdeling Verwerven. Dit gebeurt op basis van de eigentijdse toegang/dossierlijsten, een schouw en de normbladen voor archiefbewerking.
Als u tijdens de voorbereiding denkt dat een deel van het archief in aanmerking komt voor een openbaarheidsbeperking, kan de archiefbewerker daar rekening mee houden. In dat geval verzamelt u de relevante dossiers en legt mogelijke knelpunten voor aan materiedeskundigen of juristen.
Vervolgens beschrijft u de gevolgen van openbaarheid op de archiefbewerking En maakt u afspraken over hoe daarmee wordt omgegaan. Dat doet u in een beslisdocument. Dit document is het handvat tijdens de archiefbewerking.
Als in het beslisdocument staat dat volgens u bepaalde dossiers beperkt openbaarheid zijn, houden de archiefbewerkers daar rekening mee. Tijdens de bewerking maken ze een overzicht van de inventarisnummers waarin die dossiers zijn opgeslagen. En van vergelijkbare dossiers of series. Met dit overzicht kunt u gemakkelijker eventuele openbaarheidsbeperkingen vaststellen.
Na de bewerking keuren wij of een andere archiefbewaarplaats de inventarissen goed. Daarna stelt u als zorgdrager de openbaarheidsbeperkingen per inventarisnummers vast. Het is belangrijk dat u eventuele beperkingen schriftelijk motiveert, o.a. op basis van de bevindingen uit de bewerking.
Na de bewerking van uw archief, kunt u de bevindingen over zowel openbaarheid als beperkingen erop bespreken met ons en de bewerkende partij, bijvoorbeeld in een ketenoverleg. Dit ter voorbereiding op de formele adviesprocedure. Tijdens zo'n overleg kunnen we elkaar adviseren over gecompliceerde archieven en elkaars opvattingen delen.
In deze stap maken we onderscheid tussen archieven die na overbrenging geheel openbaar zijn en archieven die (deels) beperkt openbaar zijn.
Volledig openbaar
Voor archieven die na overbrenging volledig openbaar zijn, kunt u de Verklaring van Overbrenging opmaken. Ook kunt u de controle van de materiële staat en de feitelijke overbrenging van de archiefbescheiden met ons of een andere archiefbewaarplaats inplannen. Zodra dit gebeurd is, kan de algemene rijksarchivaris of de rijksarchivaris in de provincie Verklaring van Overbrenging ondertekenen en is de overbrenging een feit.
Beperkt openbaar
Als u als zorgdrager wel beperkingen aan de openbaarheid van het archief wilt stellen, bent u verplicht een schriftelijk adviesaanvraag in te dienen bij de algemene rijksarchivaris. Deze adviesprocedure verloopt volgens de regels van de Algemene wet bestuursrecht.
Voor informatie over wetgeving en openbaarheid, gaat u naar Wet- en regelgeving. Natuurlijk kunt u eventuele vragen ook aan ons stellen via het contactformulier.
Uw organisatie wil beperkingen aan de openbaarheid van een archief stellen? Dan moet hier u volgens de Algemene wet bestuursrecht en de Archiefwet advies over inwinnen bij de algemene rijksarchivaris. In de adviesaanvraag moet u:
- per inventarisnummer aangeven op welke grond de openbaarheid wordt beperkt
- voor welke termijn deze beperking geldt
- de toepassing van de gronden inhoudelijk motiveren.
De beperkingen en de motivering legt u vast in een concept-Besluit beperkingen openbaarheid (BBO), dat u bijvoegt bij de adviesaanvraag.
Vervolgens beoordeelt de algemene rijksarchivaris uw adviesaanvraag. Deze beoordeelt de beperkingsgronden en de lengte van de termijnen. De Archiefwet heeft immers openbaarheid als uitgangspunt.
De algemene rijksarchivaris heeft hier 4 tot 6 weken de tijd voor. De termijn kan worden opgeschort als aanvullende informatie nodig is om tot een advies te komen. We brengen u schriftelijk op de hoogte van het advies van de algemene rijksarchivaris. Bij overbrenging van het archief publiceren we het advies op deze website.
Op basis van het advies van de algemene rijksarchivaris bekijkt u of u het concept-Besluit beperkingen openbaarheid (BBO) aan gaat passen. Daarna is het herziene concept-BBO een definitief besluit. Als u afwijkt van het advies van de algemene rijksarchivaris, motiveert u dat in de toelichting op het besluit.
Het definitieve BBO publiceert u in de Staatscourant. Op deze versie kan iedereen bezwaar maken vanaf de dag van publicatie. Mensen kunnen bezwaar maken tegen een beperking van de openbaarheid, maar ook tegen openbaarheid.
Pas nadat de bezwaartermijn en eventuele bezwaren zijn afgerond, plannen we met u de controle van de materiële staat en de fysieke overbrenging van de archieven in. Daarna ondertekent de algemene rijksarchivaris de Verklaring van Overbrenging en is de overbrenging afgerond. Als u de archieven naar een andere archiefbewaarplaats overbrengt, tekent de rijksarchivaris van die provincie.
