Standaarden kennen zeer diverse toepassingsgebieden en kunnen generiek of juist erg specifiek zijn. De aard van standaarden kan ook verschillend zijn. Er zijn conceptuele standaarden en standaarden die specifieke eisen stellen aan bijvoorbeeld ICT systemen. Standaarden liggen vaak aan de basis van kwaliteitszorg en certificeringstrajecten van een organisatie. Overigens is niet elke standaard geschikt voor een, interne of externe, kwaliteitstoets (auditing) of het halen van een certificaat.
Standaarden kunnen op verschillende niveaus worden ontwikkeld. Zo zijn er sectorspecifieke standaarden, die door een beperkt aantal partijen in Nederland gebruikt worden. Aan de andere kant zijn er standaarden op grote schaal en wereldwijd gebruikt worden (zoals ISO 27001 voor informatiebeveiliging). Bekende organisaties die zich bezig houden met het ontwikkelen en beheren van standaarden zijn ISO, NEN, DIN, W3C, KING, Geonovum en KOOP.
Het Forum Standaardisatie is de organisatie binnen de overheid die als doel heeft om de interoperabiliteit en leveranciersonafhankelijkheid te bevorderen door het gebruik van open standaarden voor digitale gegevensuitwisseling. In dat kader beheert het Forum een lijst met verplichte en aanbevolen open standaarden voor de publieke sector. Zij bevordert en monitort het gebruik van deze open standaarden.
Het gebruik van standaarden door archiefvormers en archiefinstellingen draagt bij aan de duurzame toegankelijkheid en uitwisselbaarheid van informatie. Naast de genoemde open standaarden zijn er ook sectorspecifieke standaarden. Die kunnen of moeten worden gebruikt bij het toegankelijk maken en houden van informatie en de uitwisseling daarvan.
Bekende standaarden die binnen de archiefsector worden gebruikt zijn NEN-ISO 15489-1(2016), NEN-ISO 23081-1 (2017) en NEN 2082(2008). In de bestaande archiefwet- en regelgeving wordt regelmatig naar standaarden verwezen.
Op basis van of met behulp van standaarden kunnen nadere kaders of best practices worden ontwikkeld. Deze geven een meer praktische invulling aan datgene wat in de standaarden beschreven staat. Voorbeelden hiervan zijn DUTO en de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie. Een aantal van deze zogenoemde kennisproducten worden beheerd door het Nationaal Archief.
Het Nationaal Archief hecht aan standaardisatie, omdat dit bijdraagt aan de kwaliteit van informatiebeheer. Ook bevorderen standaarden interoperabiliteit. (Inter)nationale samenwerking draagt daarnaast bij aan kennisdeling en –opbouw, waar binnen en buiten het Nationaal Archief van geprofiteerd kan worden.
Het Nationaal Archief is lid van NEN commissie 38004611 (Informatie- en archiefmanagement). Deze commissie heeft onder meer als taak:
- het ontwikkelen van praktische richtlijnen en normen voor Nederland al dan niet gebaseerd op internationale normen in onderlinge samenhang en bruikbaarheid (zoals NEN 2082)
- het volgen van en meewerken aan de ontwikkelingen van ISO 14721 Open Archival Information System (OAIS)
- het volgen van en meewerken aan de ontwikkelingen in de internationale commissie ISO/TC 46/SC 11.
ISO TC46/SC11 ontwikkelt internationale standaarden en best practices op het gebied van informatie- en archiefmanagement. Daarnaast tracht zij de ontwikkeling van standaarden in andere, aanpalende sectoren te volgen en waar nodig te beïnvloeden.
Het Nationaal Archief vertegenwoordigt de NEN commissie binnen ISO TC46/SC11. In die rol werkt zij daarbinnen actief mee aan de (door)ontwikkeling van ISO standaarden voor informatie- en archiefmanagement. Een lijst van gepubliceerde en in ontwikkeling zijnde standaarden is beschikbaar.
Het Nationaal Archief bevordert het gebruik van standaarden binnen de overheid. Dat doet zij door:
- waar mogelijk updates te geven over de ontwikkeling van (NEN-)ISO standaarden
- gebruikers bij een periodieke review van standaarden uit te nodigen om via het Nationaal Archief input te leveren voor het doorontwikkelen en verbeteren van die standaarden
- waar mogelijk vragen te beantwoorden over de ontwikkeling en toepassing van standaarden
- het ontwikkelen van kaders en kennisproducten op basis van standaarden
- gebruik te maken van standaarden bij het beantwoorden van kennisvragen