Archief
Titel
3.02.10.06 Inventaris van het archief van de Onder-prefect en Districtscommissaris van het arrondissement Rotterdam, 1811-1813 (1814)
Auteur
C. VenemaVersie
09-10-2020
Copyright
Nationaal Archief, Den Haag
1996 cc0Beschrijving van het archief
Naam archiefblok
Onder-prefect Rotterdam Onder-prefect Rotterdam
Periodisering
archiefvorming: 1811-1813 oudste stuk - jongste stuk: 1811-1814
Archiefbloknummer
35706Omvang
; 446 inventarisnummer(s) 35,00 meterTaal van het archiefmateriaal
Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands
Soort archiefmateriaal
Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.Archiefdienst
Nationaal ArchiefLocatie
Den HaagArchiefvormers
Onder-prefect Rotterdam De raad van het arrondissement Rotterdam Districtscommissaris Rotterdam, , 1811-1813, , 1811-1813, , 1813-1815Samenvatting van de inhoud van het archief
De onder-prefect fungeerde als tussenpersoon voor de correspondentie tussen de prefect en de gemeentebesturen van het arrondissement. Hij werd bijgestaan door een raad van het arrondissement. Het archief bestaat uit de deel-archieven van de prefect, zijn rechtsopvolger de districtscommissaris, en van de raad van het arrondissement. Het archief bevat o.a. (agenda's van) ingekomen stukken, kopieboeken en agenda's van uitgaande stukken, notulen. Verder zijn de stukken rubrieksgewijs geordend met uiteenlopende rubrieken als bestuur, justitie, kerkelijke zaken, militaire zaken, onderwijs en volksgezondheid.Archiefvorming
Geschiedenis van de archiefvormer
Bestuurlijke organisatie en grondgebied
Bij de inlijving van het koninkrijk Holland bij het Franse keizerrijk werd het tweede kwartier van het departement Maasland voortgezet als arrondissement Rotterdam van het departement van de Monden van de Maas. Bij Keizerlijk decreet van 21 oktober 1811 werden de eilanden Voorne en Putten van het arrondissement Rotterdam afgesplitst en samengevoegd met Goeree en Overflakkee, waardoor het arrondissement Brielle ontstond.
Hendrik Johan Caan (1781 -1864), bij Koninklijk decreet van 28 mei 1807 benoemd tot drost van het tweede kwartier, zette zijn werkzaamheden voort als onder-prefect van het arrondissement Rotterdam. Op 1 augustus 1811 vertrok hij echter naar Den Haag, waar hij secretaris-generaal van de Prefectuur werd. Zijn opvolger in het bureau aan de Leuvehaven was de Rotterdammer Jan Adriaan van Zuylen van Nyevelt (1776 - 1840), die als landdrost van Drente de nodige bestuurlijke ervaring had opgedaan. Deze bleef in functie tot het eind van de Franse periode. Na het vertrek van de Fransen in november 1813 werd Frederik Bernhard s'Jacob (1776 - 1831) aangesteld als districtscommissaris, een functie die werd opgeheven per 1 maart 1815. Op die datum verdween de bestuurslaag tussen provincie en gemeenten.
Taken
De onder-prefect vormde de schakel tussen de prefectuur en de gemeenten van het arrondissement. Hij fungeerde als tussenpersoon voor de correspondentie tussen de prefect en de maires en omgekeerd inzake besluiten, verzoeken, informatie etc. ( Dit blijkt het duidelijkst uit het feit dat in 1812 twee series kopieboeken van uitgaande brieven, namelijk aan de prefect en aan de maires, werden bijgehouden; zie inv.nrs. 77 - 85. ) Zijn bemiddeling, advies, goedkeuring, instructie etc. was bij vrijwel elk facet van het bestuur, het financieel beheer, de regeling en bevordering van het sociaal, economische en maatschappelijk leven vereist. Het zwaartepunt van zijn bemoeienissen lag met name op het gebied van de bevolkingsregistratie, de belastingheffing en de dienstplicht. De onder-prefect werd bijgestaan door een raad van het arrondissement, waaraan de volgende taken waren opgedragen:
- het omslaan van de directe belastingen over de gemeenten van het arrondissement;
- het geven van adviezen over aanvragen om ontheffing van belastingen, waarover de algemene raad van de prefectuur besliste;
- het afhoren van de jaarlijkse rekening van de onder-prefect over het gebruik van de opcenten, bestemd voor de uitgaven van het arrondissement;
- de prefect berichten over de staat en de behoeften van het arrondissement. De elf leden van de raad vergaderden slechts als het nodig was, per jaar maximaal vijftien dagen.
Geschiedenis van het archiefbeheer
Bij de vorming van het archief is deels het agendastelsel toegepast, waarbij de ingekomen stukken op datum van binnenkomst in de agenda werden ingeschreven en van een nummer voorzien. Datum van binnenkomst en agendanummer werden (meestal) linksboven op het ingekomen stuk genoteerd. Op de agenda's werden (achteraf) indices gemaakt. Van de uitgaande brieven werden kopieboeken bijgehouden. Een flink deel van het archief is echter niet in de agenda ingeschreven of van een nummer voorzien; waarschijnlijk werden deze stukken in een soort onderwerpsdossiers (chemises) bewaard.
Het archief is kennelijk niet goed bijgehouden; in de brief van de voormalige districtscommissaris F.B. s'Jacob aan de Gouverneur van Zuid-Holland d.d. 31 mei 1815 over de 's anderendaags geplande verscheping van de archieven naar Den Haag ( Archief Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland 1814- 1850, inv.nr. 1772, nr. 356. ) is te lezen: De ongeredderde staat, waar in de voorz. stukken van de Sousprefecture zig bevonden, heeft mij verplicht gedurende zes weken, iemand, welke bevorens op dat Bureau gewerkt had, te dispicieeren, om het zelve archief in den staat over te leveren, waarin het zich actueel bevindt. De bijgevoegde inventaris vermeldt 4 kisten genummerde stukken en 6 kisten stukken in chemises. In de inventaris van Hingman en Feijlbrief uit 1876 vinden we slechts de delen, banden en enkele portefeuilles met katernen als losse beschrijvingen naast de serie ingekomen stukken. Het is echter niet duidelijk of deze twee inventarisatoren schuldig zijn aan het "ordenen" van de losse stukken op datum briefhoofd; Grim, die in 1821 op de provinciale griffie de archieven had geordend dan wel herordend, zou ook de dader kunnen zijn. In 1945 heeft Van der Gouw de beschrijvingen iets verbeterd en alles hernummerd, maar de toegankelijkheid is hierdoor nauwelijks toegenomen.
De verwerving van het archief
Het archief is bij Koninklijk Besluit of ministeriële beschikking overgebracht.
Inhoud en structuur van het archief
Verantwoording van de bewerking
Om te beginnen is de serie ingekomen stukken gesplitst in genummerde en ongenummerde stukken, waarbij de genummerde op volgorde zijn gelegd. Hierdoor zijn de toegang gevende agenda's weer bruikbaar geworden. Vervolgens zijn de ongenummerde stukken verdeeld over de diverse rubrieken onder "Bijzonder". Binnen deze rubrieken zijn de beschrijvingen chronologisch gerangschikt.
Een scheiding werd aangebracht tussen de archieven van de onder-prefect, de arrondissementsraad en de districtscommissaris.
Na bewerking en herverpakking beslaan deze drie archieven ca. 34 meter.
Ordening van het archief
Bij het zoeken naar een bepaald onderwerp verdient het aanbeveling eerst onder "Bijzonder" te kijken, omdat de stukken daar onderwerpsgewijs zijn beschreven. In principe bevinden zich onder "Bijzonder" slechts de ongenummerde stukken; veelal zal tussen de genummerde stukken ook informatie over hetzelfde onderwerp aangetroffen kunnen worden.
Het zoeken in deze serie ingekomen stukken, dat vanzelfsprekend zeker gedaan moet worden als de rubrieken onder "Bijzonder" geen soelaas bieden, kan het beste aanvangen met de indices op de agenda's (inv.nrs. 67 - 69). Als hierin het onderwerp is gevonden staat (soms de datum en) het agendanummer van de ingekomen brief erachter. Deze kan dan gemakkelijk gevonden worden in de serie ingekomen stukken (inv.nrs. 1 - 52). De zaak is dan echter nog niet compleet. De reactie die op zo'n brief gegeven is zal van even groot belang zijn. Om die te achterhalen moeten de agenda's (inv.nrs. 53 - 63) geraadpleegd worden; hierin staat kort wat er gevolgd is op de ingekomen brief. Voor 1811 en 1812 kunnen deze agenda's rechtstreeks worden bekeken, maar voor 1813 is een tussenstap nodig. Omdat het bureau in dat jaar was verdeeld in secretarie en twee divisies dient eerst in de indicateurs (inv.nrs. 64 - 66) worden opgezocht welke divisie de zaak te behandelen kreeg. Gelukkig zijn deze indicateurs zeer goed ingevuld, zodat meestal de informatie die de agenda kan bieden hier al in staat. De reactie op een ingekomen brief is meestal een uitgaande brief; met het in de agenda gevonden nummer plus datum is deze te vinden in de kopieboeken van uitgaande brieven (inv.nrs. 73 - 85 en 89 - 93). Voor de districtscommissaris geldt dezelfde procedure.
Aanwijzingen voor de gebruiker
Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Andere toegang
Op de 'Registres civiques' van Zuid-Holland (van dit archief alleen inventarisnummer 128) is een
digitale index beschikbaar.Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
- Creëer een account of log in.
- Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
- Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Onder-prefect Rotterdam, nummer toegang 3.02.10.06, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Onder-prefect Rotterdam, 3.02.10.06, inv.nr. ...
Verwant materiaal
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Wellicht ten overvloede wordt er nog op gewezen dat over de meeste onderwerpen ook het een en ander gevonden zal kunnen worden in het archief van de Prefect en de Commissaris-generaal van het Departement van de Monden van de Maas, 1811-1815 (3.02.09).
Bijlagen
Concordantie
Oud |
Nieuw |
849-853 |
54-58 |
854-856 |
61-63 |
857-858 |
59-60 |
859-861 |
64-66 |
862 |
403 |
863 |
67 |
864 |
69 |
865 |
73 |
866 |
95 |
867-869 |
74-76 |
870-873 |
77-80 |
874-878 |
81-85 |
879-881 |
86-88 |
882-885 |
90-93 |
886 |
89 |
887-890 |
404-407 |
891 |
94 |
892-991 |
1-52 |
992-998 |
395-402 |
999 |
160 |
1000 |
53, 70-71 |
1001 |
71, 72 |
1002-1003 |
prefect |
1004 |
393 |
1005 |
156-157 |
1006 |
115 |
1007 |
116 |
1008 |
193 |
1009 |
175-177 |
1010 |
178-179 |
1011 |
180-181 |
1012 |
182 |
1013-1014 |
99-100 |
1015 |
106-111 |
1016 |
215 |
1017 |
221 |
1018-1019 |
213-214 |
1020 |
218 |
1021 |
291 |
1022 |
278 |
1023 |
305, 309 |
1024 |
285-287 |
1025-1027 |
292-294 |
1028-1030 |
299-301 |
1031 |
290 |
1032 |
312 |
1033-1050 |
3 17-334 |
1051 |
316 |
1052-1053 |
335-336 |
1054 |
440 |
1055-1058 |
130-133 |
1059-1062 |
123-126 |
1063 |
128 |
1064 |
127 |
1065 |
129 |
1066-1067 |
134-136 |
1068 |
137 |
1069 |
387 |
1070 |
155 |
1071 |
422-424 |
1072 |
ontbreekt |
OudNieuw