Archief
Titel
2.13.5114 Inventaris van het archief van de Algemene Secretarie van het ministerie van Defensie: beleidsterrein Militair Materieel, 1953-1980
Auteur
L.C. Beijersbergen van Henegouwen, D. Bentum, N.C. BekkerVersie
20-12-2019
Copyright
Nationaal Archief, Den Haag
2010 cc0Beschrijving van het archief
Naam archiefblok
Ministerie van Oorlog; Ministerie van Defensie: Beleidsterrein Militair Materieel Defensie / Militair Materieel
Periodisering
archiefvorming: 1953-1980 oudste stuk - jongste stuk: 1949-1980
Archiefbloknummer
5114Omvang
; 307 inventarisnummer(s) 5,80 meterTaal van het archiefmateriaal
Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands
Soort archiefmateriaal
Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.Archiefdienst
Nationaal ArchiefLocatie
Den HaagArchiefvormers
Ministerie van Defensie / Algemene SecretarisSamenvatting van de inhoud van het archief
Het archief bevat onder meer stukken betreffende beleidsaspecten als besluitvorming rond verwerving en afstoting van militair materieel, het afsluiten van contracten en overeenkomsten inzake levering, operationele eisen waaraan materieel moet voldoen, internationale overeenkomsten inzake samenwerking op het gebied van militair materieel, en de verschillende organisatie-eenheden op dit beleidsterrein.Archiefvorming
Geschiedenis van de archiefvormer
De volledige historische achtergronden en ontwikkelingen van het Ministerie van Defensie en het beleidsterrein Militair Materieel zijn uitgebreid beschreven in de volgende publicatie: 20. Roeien met de riemen. Een onderzoek naar instituties, bedrijfsprocessen en handelingen met betrekking tot het beleidsterrein militair materieel Koninklijke Marine, 1945-1993 (samenstelling: drs. A.G. de Vries; ISBN 90-74442-22-6), 's-Gravenhage 1994.
Plaats van de Centrale Post- en Archiefzaken en zijn voorgangers binnen de ministeriële organisatie
Inleiding
Zolang er, in de loop der jaren, post werd ontvangen en verzonden was er bij de departementen van algemeen bestuur sprake van een inrichting, veelal secretarie genaamd, welke met deze postbehandeling was belast. Om te komen tot een eenduidige en gestandaardiseerde verwerking werd de procedure in de Koninklijke Besluiten (KB) van 14 september 1823 en 2 oktober 1950, Staatsblad K 425 vastgelegd. ( Dossier ministerie van Marine nr. 69841, deel 2 ) Alle inkomende stukken werden namelijk in die tijd door het hoofd van het Departement geopend en aan de secretaris afgegeven en welke op zijn beurt de stukken in een agenda inschreef en van een algemeen doorlopend dagnummer voorzag welk op de stukken naast het exhibitum werd geplaatst.
Vervolgens werd het in een tijdrekenkundige orde volgens datum en nummer van de agenda gerangschikt. Via een index in de vorm van een hoofden- of rubriekenlijst, klapper en naamlijst werd het archief toegankelijk op onderwerp.
Met de introductie van het fiche doorschrijfsysteem en de eerste vormen van geautomatiseerde registratie werd het archief gevormd in dossiers.
Korte beschrijving van het orgaan in de periode 1945-1959
Tijdens de bovengenoemde periode bestonden twee afzonderlijke departementen, t.w. het departement van Oorlog en het departement van Marine.
Elk departement had een eigen organisatiestructuur en een eigen organisatie op het gebied van post- en archiefzaken.
Zowel bij de marine als bij het departement van Oorlog had men een afdeling secretarie, indices en archieven (S.I. en A). Deze naam bestond al sinds 1877. ( Brochure "ons papieren leven van A-Z", info over postbehandeling bij het ministerie, uitgave 1977 ) Bij oorlog bleef S.I. en A. ingaande 1 november 1945 als zogenaamde B-afdeling (B-V) rechtstreeks onder de secretaris-generaal (SG) ressorteren. ( Brief minister van Oorlog 25 oktober 1945, nr. 127 ) Deze naamsaanduiding werd door beide in een later stadium verlaten en omgezet in de afdeling post- en archiefzaken Koninklijke marine en de centrale afdeling post- en archiefzaken (CPA).
Periode 1959-1980
Bij de samenvoeging in 1959 ( Koninklijk Besluit van 19 mei 1959 nr. 2 ) tot één ministerie van Defensie (alleen voor het te 's-Gravenhage gevestigde deel van het departement) werd bij alle overige onderdelen de naam "departement van Defensie" aangehouden ( Dossier ministerie van Defensie nr. 247.421 H ) . Waar de naam "oorlog" langzaam verdween, bleef de naam "marine" wel gehandhaafd als aanduiding op de stukken, t.w. ministerie van Defensie (marine). Als gevolg van de samenvoeging werd de algemene secretarie herzien ( Dossier ministerie van Defensie nr. 247.421 4A t/m 4Z ) . Onder de SG werd een hoofd PAZ aangesteld, die werd belast met het functioneel beheer van archiefbescheiden en het voeren van een secretarie voor de dienststukken van de minister en de SG. In 1971 ( Brochure "ons papieren leven van A-Z", info over postbehandeling bij het ministerie, uitgave 1977 ) kwam de oorspronkelijke naam CPA in een nieuwe organisatie in beeld, welke rechtstreeks onder de loco-secretaris-generaal (loco-SG) kwam te ressorteren. Eén van de bureaus, genaamd bureau archieven, welke onder andere bestond uit de sectie dynamisch archief (de zgn. groep minister) had als taak de postregistratie te verzorgen voor het kabinet van de minister, de bureaus van de staatssecretarissen, het bureau SG en de rechtstreeks onder de SG ressorterende centrale-organisatie-eenheden. ( Uitgave bibliotheek; boekwerkje nr. 371 over de Centrale Afdeling Post en Archiefzaken ) Tot 1976 bleef dit zo, waarna door een grote reorganisatie de topstructuur van het ministerie ( Brief minister van Defensie 23 november 1976 nr. 375.280/14 ) de CPA werd ondergebracht onder de 2e plaatsvervangend SG, tevens Directeur Interne Zaken (DIZ). In de jaren 1979 ( Brief minister van Defensie 1 juni 1979 nr. 375.280/28 B ) en 1980 ( Brief minister van Defensie 26 juni 1980 nr. 375.280/31 U en 31 december 1980 nr. 458.220/A ) vond een versterking plaats van de rol van het CPA in de sfeer van het functioneel toezicht en het centraal registeren van alle bij de ministeriële organisatie binnenkomende en uitgaande bescheiden.Geschiedenis van het archiefbeheer
Het archief 1953 - 1980, met een omvang van 94 m¹, kent een eenduidige opbouw met dossiers, waarbinnen een grote variëteit van onderwerpen voorkomt. Ook is het archief compleet en "onderhouden", in die zin dat tot 1994 door het semi-statisch archief van de CPA de vernietigbare bescheiden werden verwijderd op basis van de vernietigingslijst. Aan de dossiers werden registratienummers toegekend van zes cijfers in de series 200.000, 300.000 en 400.000. Het onderscheid tussen de series stond in relatie tot de behandelende directies van het ministerie. In een concordantie zijn de dossiernummers weergegeven.
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.
Inhoud en structuur van het archief
Selectie en vernietiging
Dossiers behorende tot de handelingen, categorie (V) vernietigen, werden tijdens de bewerking afgescheiden en geregistreerd in een apart bestand.
Na de bewerking kwam 1 m¹ direct voor vernietiging in aanmerking en 1,2 m¹ voor vernietiging op termijn.
Verantwoording van de bewerking
Deze toegang is het product van de bewerking van archiefbescheiden volgens de PIVOT methodiek. Vanwege de gecompliceerdheid van de methodiek ten opzichte van de bewerking volgens de vernietigingslijst van het ministerie van Defensie en de beperkte beschikbaarheid van het aantal vastgestelde basis selectiedocumenten is er voor een stapsgewijze introductie gekozen.
De beschikbaarheid van het vastgestelde basis selectiedocument militair materieel (voortaan BSD) en de samenstelling van het archief algemene secretarie van het ministerie van Oorlog (later Defensie), waren het uitgangspunt voor een pilot project. De pilot had als doel inzicht te verwerven in de praktische toepasbaarheid van het BSD als selectiemiddel en de bewerkers geleidelijk aan vertrouwd te laten raken met de bewerkingswijze.
De bewerking van dit archiefdeel eindigt in 1980, waarmee het voldoet aan de overbrengingstermijn gesteld in de Archiefwet 1995. Het gedeelte 1946 - 1953 zal afzonderlijk worden geïnventariseerd om reden dat dit deel gevormd werd volgens het verbaalstelsel. Dit leent zich niet voor bewerking volgens de PIVOT methodiek.
Naast het beleidsterrein militair materieel kent de minister van Defensie er meerdere waarop hij optreedt als direct verantwoordelijke (actor minister), naast enkele beleidsterreinen met een (gedeelde) verantwoordelijkheid die hij draagt met een collega minister (actor vakminister). Door het ontbreken van voldoende vastgestelde BSD's voor deze beleidsterreinen kon het archief niet integraal bewerkt worden en diende het deel militair materieel daaruit te worden geselecteerd. Wel werd tijdens dit proces elk dossier aan een der overige beleidsterrein toegewezen voor latere bewerking.
Vervolgens werd de inhoud van elk dossier geanalyseerd en in relatie gebracht met een specifieke handeling behorende tot genoemd beleidsterrein en beschreven, ingeval er sprake was van een handeling voorzien van de indicatie (B), bewaren. De beschrijvingen werden opgenomen in een geautomatiseerd bestand tevens model institutionele toegang (IT).
Om ervoor te zorgen dat gedurende de bewerking van het archief te allen tijde dossiers opvraagbaar bleven, werd het oorspronkelijke registratienummer van de dossiers gehanteerd.
De in de IT opgenomen en beschreven dossiers kregen uiteindelijk in de fase van ompakken conform de norm goede en geordende staat een definitief en uniek inventarisnummer, gebaseerd op een projectnummer toegekend door het Algemeen Rijksarchief en het nummer van het rapport institutioneel onderzoek (RIO), in dit geval 5 en 20, alsmede een volgnummer.
Met de IT werd 6 m¹ overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief.
Ordening van het archief
Het archief heeft betrekking op één beleidsterrein. Met een beleidsterrein wordt bedoeld een afgebakend onderwerp van overheidsbemoeienis, in dit geval dus: "militair materieel Koninklijke Marine".
Het archief is onderverdeeld naar handeling. Per handeling zijn de beschrijvingen van de dossiers vermeld. Een handeling wordt verricht door een actor ter uitvoering van een taak, of op grond van een wettelijke bevoegdheid. Een actor is een overheidsinstelling die bevoegd is zelfstandig op te treden (bijvoorbeeld een minister) binnen het beleidsterrein. Op een beleidsterrein treden meerdere actoren handelend op.
Aanwijzingen voor de gebruiker
Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Andere toegang
Het archief was aanvankelijk beschreven in de Institutionele Toegang: 5.020.5114 - Institutionele Toegang op het Gegevensbestand Algemene Secretarie van het Ministerie van Oorlog, sinds 1959 Defensie, met betrekking tot het Beleidsterrein Militair Materieel, 1949-1980.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
- Creëer een account of log in.
- Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
- Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Oorlog; Ministerie van Defensie: Beleidsterrein Militair Materieel, nummer toegang 2.13.5114, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Defensie / Militair Materieel, 2.13.5114, inv.nr. ...
Verwant materiaal
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Bijlagen
Concordantie van oud dossiernr. naar nieuw inv.nr.
Oud dossiernr. |
Nieuw inv.nr. |
200.585 |
272 |
201.029 |
181 |
201.160 |
61 - 62 |
202.120 |
289 - 291 |
202.305 |
233 |
202.402 |
177 |
203.000 |
63 |
203.078 |
234 |
203.227 |
235 |
203.485 |
273 |
204.126 |
236 |
204.289 |
1 |
204.808 |
183 |
205.992 |
112 |
205.980 |
167 |
206.460 |
289-291 |
207.091 |
64 |
207.440 |
65 |
207.431 |
237 |
207.724 |
137 |
209.179 |
66 |
209.492 |
168 |
209.689 |
67 - 70 |
210.470 |
296 |
210.730 |
281 |
211.694 |
169 |
212.088 |
126 |
214.090 |
2 |
214.329 |
182 |
216.754 |
71 |
217.265 |
3 |
218.578 |
72 |
219.555 |
293 |
219.904 |
289 - 291 |
219.878 |
238 |
222.760 |
274 |
224.082 |
292 |
225.980 |
167 |
226.860 |
302 |
227.557 |
294 |
227.980 |
73 |
230.758 |
127 |
230.860 |
138 |
230.992 |
287 |
234.120 |
5 |
235.585 |
293 |
236.979 |
6 |
237.440 |
7 |
238.335 |
74 |
239.958 |
239 |
240.064 |
75 |
240.086 |
139 |
240.129 |
140 - 141 |
240.238 |
297 |
240.299 |
289 - 291 |
241.042 |
294 |
241.237 |
76 - 83 |
242.480 |
84 |
242.810 |
294 |
243.120 |
113 |
244.440 |
85 |
244.560 |
170 |
244.949 |
8 |
245.329 |
293 |
245.789 |
86 |
248.190 |
128 |
249.240 |
87 |
250.401 |
88 - 90 |
250.550 |
275 |
251.950 |
240 |
252.346 |
142 - 145 |
252.900 |
129 |
252.898 |
184 |
252.859 |
251 |
253.099 |
241 |
253.400 |
91 |
255.239 |
92 |
255.320 (incl. 255.633) |
93 |
256.420 |
130 |
258.829 |
252 |
259.730 |
276 |
261.763 |
114 |
265.257 |
242 |
265.826 |
303 |
266.075 |
146 |
268.580 |
253 |
270.539 |
282 |
273.870 |
243 |
274.180 |
115 |
274.456 |
147 |
274.379 (Incl. 280.365) |
283 |
275.568 |
293 |
280.290 |
94 |
280.316 |
165 |
280.362 |
254 |
280.363 |
255 |
281.200 (incl. 281.482) |
185 |
282.778 |
284 |
282.917 |
186 |
282.920 |
187 |
284.249 |
95 - 96 |
285.470 |
148 |
287.120 |
289 - 291 |
289.020 |
298 |
291.317 |
256 |
291.318 |
257 |
291.319 |
258 |
292.200 |
9 |
293.513 |
259 |
295.580 |
295 |
295.760 |
149 |
297.380 |
131 |
297.399 |
299 |
297.438 |
171 |
299.606 |
188 |
299.642 |
297 |
300.350 |
132 |
301.400 |
260 |
301.705 |
10 - 15 |
301.700 |
189 - 191 |
302.329 |
261 |
302.900 |
262 |
302.937 |
263 |
305.249 |
172 |
309.510 |
173 |
312.550 |
97 - 98 |
316.731 |
264 |
317.612 |
265 |
318.525 |
278 |
323.289 |
266 |
323.873 |
267 |
325.016 |
268 |
325.228 |
99 - 100 |
326.908 |
269 |
327.110 |
192 - 193 |
327.156 |
194 - 198, 300 - 301 |
328.650 |
150 |
331.830 |
151 - 153 |
335.560 |
16 |
336.881 |
199 |
337.141 |
154 |
344.036 |
133 |
345.028 |
17 |
345.121 |
285 |
346.559 |
134 |
347.140 |
18 |
347.398 |
200 - 229 |
350.395 |
135 |
350.857 |
244 |
355.150 |
155 |
369.248 |
19 |
371.310 |
20 |
372.000 |
156 - 157 |
372.350 |
21 |
373.303 |
22 - 23 |
374.201 |
116 |
376.469 |
24 |
380.791 |
279 |
380.798 |
289 - 291 |
381.132 |
245 |
381.399 |
289 - 291 |
381.810 |
178 - 180 |
383.769 |
289 - 291 |
389.147 |
304 |
386.280 (Incl. 389.258) |
25 |
388.813 |
289 - 291 |
389.327 |
26 |
389.359 |
27 |
389.854 |
101 |
390.123 |
117 |
390.571 |
118 |
391.290 |
119 - 121 |
391.694 |
102 |
392.588 |
158 |
392.556 |
230 |
393.090 |
289 - 291 |
393.148 |
122 |
394.959 |
28 |
394.769 |
246 |
394.894 |
159 |
395.545 |
286 |
396.938 |
29 |
397.372 |
123 - 124 |
397.860 |
247 |
450.100 |
30 |
450.484 |
31 |
452.136 |
270 |
452.770 |
32 |
452.809 |
33 |
453.869 |
34 |
454.943 |
103 |
454.954 |
104 |
455.705 |
166 |
455.728 |
248 |
455.734 |
249 |
455.999 |
160 - 161 |
456.000 |
305 |
456.080 |
35 |
456.083 |
162 |
456.343 |
36 |
456.110 |
271 |
456.274 (Incl. 456.604) |
163 |
456.602 |
37 |
456.702 |
174 |
456.991 |
38 |
457.130 |
39 - 42 |
457.220 |
43 |
457.476 |
44 |
457.684 |
45 |
457.740 |
46 |
457.747 |
105 - 106 |
457.735 |
250 |
458.063 |
47 |
458.064 |
288 |
458.165 |
48 |
458.214 |
49 |
458.281 |
107 |
458.500 |
231 |
458.589 |
125 |
458.630 |
232 |
458.665 |
50 |
458.839 |
108 |
458.925 |
51 |
458.963 |
109 |
458.964 |
110 |
458.979 |
175 |
459.130 |
52 |
459.166 |
164 |
459.805 |
176 |
459.809 |
306 |
459.888 |
280 |
459.936 |
53 |
459.961 |
136 |
460.035 |
54 |
460.100 |
55 |
460.304 |
56 |
460.423 |
111 |
460.433 |
57 |
460.459 |
58 |
460.532 |
59 |
460.572 |
60 |
Oud dossiernr.Nieuw inv.nr.