Uitzonderingen op de archiefvorming volgens het verbaalstelsel
Het chronologisch of verbaalarchief van Justitie 1915-1955 bevat niet alle archief, dat door het departement in dat tijdvak is gevormd. Door meer dan één afdeling van het Ministerie werd een deel van de archiefvorming buiten het verbaalstelsel gehouden en op een andere manier ingericht, doorgaans volgens een dossierstelsel. Deze dossierseries staan daarmee los van het verbaalarchief en komen in de navolgende lijst ook niet voor. Voor een deel zijn zij afzonderlijk naar het Algemeen Rijksarchief overgebracht en afzonderlijk geïnventariseerd, voor een ander deel berusten zij op dit moment nog bij het Departement. Een overzicht van de archiefonderdelen, die niet volgens het verbaalstelsel zijn ingericht, volgt als bijlage 1. Daarbij wordt dit voorbehoud gemaakt, dat deze lijst mogelijkerwijs niet compleet is, maar de stand van de nu bekende gegevens weergeeft.
Evenmin vermeld in de lijst van Bijlage 1 is het archief van het Directoraat-Generaal voor de Bijzondere Rechtspleging, 1945-1949 (195?), dat eveneens als een afzonderlijk bestanddeel is gevormd en nog niet door het Ministerie is overgedragen. DGBR heeft officieel bestaan in de periode 1945-1949, waarna een afwikkelingsbureau het afsterven begeleidde. In 1949 werd tevens binnen de tweede afdeling van het Ministerie het Bureau Bijzondere Rechtspleging (BBR) gevormd, dat ook een deel van de bemoeienissen met de Bijzondere Rechtspleging, met name betreffende politieke delinquenten en hun behandeling, voor zijn rekening nam. BBR vormde wel zijn archief volgens het verbaalstelsel, met zelfstandig bijgehouden toegangen, maar in de loop der tijd is een deel van het archiefmateriaal van BBR buiten het verbaalarchief van het ministerie geraakt en vermengd met het DGBR-archief, en deze vermenging is (nog) niet teruggedraaid. Dat verklaart meteen, waarom de looptijd van het DGBR-archief van een vraagteken is voorzien.
Een laatste bijzonderheid is, dat het Kabinetsarchief, dat in de navolgende lijst ook aan de orde komt, niet volgens het verbaalstelsel, maar volgens een dossierstelsel is opgebouwd.
Het archief van de afdeling (later bureau) Adelszaken (1860-1937) is eveneens beschreven in een afzonderlijke inventaris, die eveneens het materiaal beschijft uit de periode 1853-1859, toen de afdeling ressorteerde onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Deze afzonderlijke inventaris verwijst echter naar het archief zoals dat in het navolgende is geïnventariseerd.
Tenslotte moet nog vermeld worden, dat in de navolgende lijst uiteraard niet is opgenomen het Londens Archief van het Ministerie van Justitie, gevormd tijdens de ballingschap van de regering.
Gebruiksaanwijzing
Hoe moet nu met het verbaalarchief van Jusitie 1915-1955 worden omgesprongen om tot de gewenste stukken te komen? Uit het voorgaande is al duidelijk geworden, dat de eigentijdse toegangen (agenda's, indices, klappers) daarvoor onmisbaar zijn. Bovendien is gezegd, dat deze toegangen afdelingsgewijs werden bijgehouden. Dat betekent dus, dat het onderwerp van uw interesse in de eerste plaats moet worden gelocaliseerd in de competentie van de ene of de andere afdeling. Dat is niet zo eenvoudig, omdat de organisatiestructuur van het ministerie in de onderhavige periode meerdere malen is gewijzigd en er bij herhaling met taken en taakonderdelen is geschoven.
Twee bijlagen kunnen u bij dit probleem van dienst zijn. Bijlage 2 is een schema, waarin verticaal een aantal hoofdgroepen van bemoeienis zijn afgezet, en horizontaal de jaren, waarin in de organisatie van het ministerie veranderingen zijn opgetreden. Per hoofdgroep van bemoeienis kunt u dan vinden, bij welke afdeling deze taak bij de successieve organisatie-veranderingen kwam te berusten. Na deze tabel volgt een toelichting, waarin aanvullende of verklarende informatie op de tabel is gegeven.
Bijlage 3 is een overzicht van de afdelingen van het ministerie over het tijdvak 1913-1950 (1955) per periode van (merendeels) ongewijzigde organisatiestructuur. Dit overzicht is overwegend gebaseerd op de informatie, die kan worden geput uit de Staatsalmanakken, hetgeen betekent, dat het overzicht niet persé volledig of correct behoeft te zijn. Een veel beter overzicht zou worden verkregen, wanneer alle rubrieken van alle indices zouden worden verzameld, gealfabetiseerd en voorzien van aanduiding, welke rubriek in welke periode door welke afdeling of welk bureau werd behandeld. Deze methode is echter zodanig bewerkelijk, dat de middelen ertoe vooralsnog ontbreken.
Hebt u met behulp van bijlage 2 en/of 3 uitgevonden, welke afdeling competent was in het onderwerp dat u interesseert, dan kunt u overgaan tot het gebruik van de agenda's, klappers en indices.
U kunt daarbij uitgaan van de alfabetische klapper, die verwijst naar de index, of direct de index ter hand nemen.
Om te weten, welke klapper of index u nodig heeft, hebt u deze plaatsingslijst nodig, en wel het hoofdstuk AGENDA'S, KLAPPERS EN INDICES. Daar vindt u per afdeling toegangen opgesomd na een nummer, dat u moet gebruiken om het gewenste stuk aan te vragen.
Als u van de klapper uitgaat, vindt u meteen een verwijzing met letter/cijfercode naar uw indexrubriek. Begint u met de index, dan moet u daarin zelfstandig de rubriek van u interesse opzoeken. Meestal is voorin de index de hoofdgroep-indeling van de index al aangegeven, zodat u wat sneller naar uw rubriek kunt komen.
Eenmaal bij uw rubriek aangeland, vindt u opgesomd de stukken betreffende dit taakonderdeel, met datum en volgnummer. U kunt dan opnieuw in de navolgende lijst kijken, in het voor u toepasselijke hoofdstuk van de VERBALEN, waar u op datum/volgnummer de verbalen vindt aangegeven, voorafgegaan door een doosnummer dat u voor het aanvragen moet gebruiken. Vraagt u die doos aan, dan is het mogelijk, dat het door u via de index gezochte stuk daar inderdaad inzit, maar het kan ook zijn dat dat niet zo is. De allesbeheersende vraag bij het verbaalstelsel is immers, bij welk afdoeningsbesluit welke voorstukken zijn opgelegd. En als het stuk, dat u toevallig wilt hebben, een "voorstuk" is, dan is het in de meeste gevallen niet opgelegd op de datum van exhibitum, maar later, op de datum van het afdoeningsstuk. En in de doos, die u via het exhibitum hebt aangevraagd, vangt u dan bot.
Er zijn twee methoden om om dit probleem heen te komen. De eerste is om in de indexrubriek van uw interesse van achteren af de daar vermelde stukken op te vragen totdat u bij een afdoeningsstuk uw voorstuk hebt gevonden. U moet dan steeds met behulp van deze plaatsingslijst van VERBALEN nagaan, in welke doos de door u gewenste stukken (op datum en volgnummer) zitten, en deze dozen aanvragen.
De tweede methode is, het door u in de index gevonden kenmerk van het gezochte stuk (datum en volgnummer) in de bijpassende agenda op te zoeken en aldaar uit te vinden, bij welk afdoeningsstuk uw voorstuk is afgedaan. Dat afdoeningsstuk heeft ook weer een kenmerk (datum en volgnummer), waarmee u via de navolgende lijst van VERBALEN tot een doosnummer kunt komen. Het doosnummer hanteert u dan voor uw aanvraag.
Er kunnen dan nog twee redenen zijn, waarom uw naarstig zoeken niet tot een resultaat leidt. De eerste is, dat het door u gezochte stuk niet meer bestaat. Uit archieven kan namelijk vernietigd zijn, en er kan ook wel eens een stuk zijn zoekgeraakt. Aanwijzingen voor vernietiging of verlies kunnen staan op het omslag van het verbaal van één hele dag.
De tweede oorzaak van uw teleurstelling kan zijn, dat het door u gezochte stuk niet meer op zijn juiste plaats zit, omdat een onvoorzichtig ambtenaar of onderzoeker die orde heeft verbroken. Zou dat het geval zijn, dan is er geen andere conclusie mogelijk dan dat het zoeken nu inderdaad de bekende speld in de hooiberg gaat betreffen. Daar is helaas niets aan te doen.
Dat betekent ook, dat er op u een dringend beroep wordt gedaan om de orde van een verbaalarchief intact te laten.
Ten allen tijde moet het aanvragen van stukken geschieden door de doosnummer (voor de verbalen) resp. deelnummers (voor de toegangen) die u in de navolgende lijst kunt vinden. Het opvragen van afzonderlijke exhibita of afdoeningsbesluiten-met-bijlagen is onmogelijk, omdat daardoor te veel kans ontstaat op verstoring van de orde van het archief.
