De Wet van 28 april 1995 Stb. 276 (Archiefwet 1995, krachtens KB van 15 december 1995 Stb. 671 in werking getreden met ingang van 1 januari 1996), bracht in art. 12 de termijn, waarna overheidsorganen hun archiefbescheiden overbrengen naar een archiefbewaarplaats, terug van voorheen 50 tot voortaan 20 jaar. Het liet zich dus voorzien dat bij 'pennestreek' een aanzienlijke 'overbrengingsachterstand' zou ontstaan, reden waarom de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en de Algemene Rijksarchivaris reeds in 1991 het startsein gaven voor het 'Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn' (PIVOT). Over de modaliteiten van de samenwerking tussen AZ en de Rijksarchiefdienst in het PIVOT-kader ondertekenden de Algemene Rijksarchivaris en de SG van AZ uiteindelijk op 5 juli 1994 een 'convenant'.

Op dat convenant was reeds vanaf 1991 vooruitgelopen door de start van het PIVOT 'institutioneel onderzoek' naar de organisatie, taken en handelingen van het KMP. Dit onderzoek leidde voorjaar 1993 tot een wederzijds geaccordeerd 'bewerkingsplan' voor de KMP-archieven. Hoofdlijnen daarvan waren: a) bewerking door de Centrale Archiefselectie-dienst (CAS) van de periodeblokken tot en met 1979 van het code-archief, met inbegrip van de al eerder overgebrachte dossierselecties, alsmede van de niet-gerubriceerde commissie-archieven; b) parallelle bewerking van de geheime 'satelliet'- en commissie-archieven door AZ zelve met het doel gederubriceerde elementen daarvan aan het proces a) toe te voegen; en c) een separate, door AZ intern uit te voeren behandeling van archieven van of betreffende inlichtingen- en veiligheidsdiensten, voortaan aan te duiden als het 'I&V-complex'.

Het proces a) is in de jaren 1993-1995 onder toezicht van het ministerie en het Algemeen Rijksarchief uitgevoerd en resulteerde in drie tussentijdse inventarissen van de periodeblokken (1924)1942-1969(1975) resp. (1945)1970-1979(1989) en het blok gedeponeerde archieven (1944)1945-1979. Met het parallelproces b) was in diezelfde jaren een begin gemaakt, maar een gelijktijdige voltooiing bleek niet haalbaar. Uit dien hoofde retourneerde de CAS in 1995 de tussenresultaten (herordende archiefgedeelten inclusief interim-toegangen) bij AZ opdat de werkzaamheden sub b) daar voltooid konden worden. De tussentijdse toegang op de eerder al overgebrachte dossierselecties was sinds begin 1994 al in gebruik genomen bij het Algemeen Rijksarchief.

Ondertussen was de archiefzorg bij het ministerie van AZ voorwerp geworden van herhaalde publieke en politieke aandacht, zodanig dat de Algemene Rijksarchivaris in het najaar van 1995 een archiefinspectie bij het ministerie liet verrichten. De uitkomsten daarvan gaven het ministerie aanleiding om met het Algemeen Rijksarchief oplossingen te beramen voor het geconstateerde ongerief. Deze werden op 2 april 1996 vervat in een overeenkomst, die behelsde: i) overname door het Algemeen Rijksarchief van de resterende werkzaamheden aan de KMP-archieven zoals hiervoor onder a) en b) aangeduid, als voorbereiding op de archiefwettelijke overbrenging; ii) bewerking van de tot dusverre achter iedere bewerkingshorizon gebleven archieven van de RVD en WRR, met hetzelfde oogmerk; iii) intensivering van de behandeling van het I&V-complex onder begeleiding van het Algemeen Rijksarchief. De activiteiten ii) en iii) blijven in het vervolg verder buiten beschouwing.

De onder i) bedoelde werkzaamheden aan de KMP-archieven gingen medio september 1996 van start en waren medio 1997 in een stadium dat de in 1996 nog bestaande 'satelliet'-bestanden waren geïntegreerd in de eerder door de CAS overgelegde bestanden en inventarissen. Vervolgens heeft het ministerie van AZ zich beraden over de mate waarin het archief bij overbrenging openbaar kon zijn dan wel uit hoofde van art. 15 lid 1 van de Archiefwet 1995 voorzieningen behoefde. In dat kader is tevens de wijziging van de Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de Rijksdienst (Algemene Aanwijzingen voor de Rijksdienst (AAR) 9, vastgesteld bij besluit van de minister-president minister van Algemene Zaken van 20 januari 1989 nr. 89M011818) terzake van de derubricering van bescheiden voorbereid, zoals die tenslotte zijn neerslag heeft gekregen in het besluit van 17 december 1998 nr. 98M011076 (StC. 248 (28 december 1998) p. 39). Uit hoofde van deze gewijzigde Aanwijzingen is de openbaarheidsregeling, welke door het ministerie van AZ in nauw overleg met het Algemeen Rijksarchief was ontworpen, voorgelegd aan alle ministeries en diensten van wie te derubriceren bescheiden in het archief waren aangetroffen dan wel konden worden vermoed.

Na verwerking van deze uitkomsten, finalisering van de inventaris en materiële verzorging van het archief heeft de overbrenging op 3 maart 2003 plaatsgevonden.

De hierna gegeven verantwoording van ingrepen in het archief heeft, tenzij anders aangegeven, uitsluitend betrekking op de bewerking in de jaren 1992-2002 zoals die in de vorige paragraaf op hoofdlijnen is geschetst. Ingrepen van vroeger datum zijn, voorzover naspeurbaar, elders weergegeven.

In het hier verantwoorde bewerkingsproces zijn de dossiers van het code-archief in het algemeen intact gelaten, splitsing of samenvoeging is slechts spaarzaam toegepast in gevallen waarin de oorspronkelijke archiefvorming tot onbegrijpelijke anomalieën had geleid. Alle dossiers zijn opnieuw beschreven, waarbij zo mogelijk (een) handeling(en) in de beschrijving is/zijn opgenomen. Het KMP, als ambtelijk apparaat van de minister-president, is niet zozeer belast met handelingen ter uitvoering van bij of krachtens de wet opgelegde taken dan wel uitoefening van dito bevoegdheden, maar veeleer met een breed scala aan 'coördinerende activiteiten', welks samenstelling en inhoud in de loop der decennia aan veranderingen onderhevig is. Het gevolg daarvan is dat een belangrijk deel van de inkomende bescheiden gekenschetst kan worden als 'ter (coördinerende) kennisneming' waarop niet zelden geen concrete handeling volgt. Een andere stroom van bescheiden dient 'ter behandeling in de ministerraad' (met inbegrip van onderraden en ministeriële commissies) of bij de voorbereiding daarvan. Dit element is kortheidshalve uit de beschrijvingen weggelaten. Het resultaat van één en ander is dat veel beschrijvingen geen concrete handeling vermelden en het karakter van een 'onderwerpsaanduiding' hebben.

Het 'skelet' van de UDC-code, de zgn. 'voorloopgetallen', heeft als uitgangspunt gediend voor de indelingssystematiek. Daarop is in beperkte mate gecorrigeerd met het oogmerk onlogische splitsingen te voorkomen. Zo was Nederlands-Indië tot in 1949 een rijksdeel (code 353.83), tot in 1958 als lid van de Nederlands-Indonesische Unie een soort 'binnenlands buitenland', en nadien helemaal een 'buitenland' (code 351.88), zij het een waarmee Nederland bijzondere verhoudingen en verwikkelingen had. Op dergelijke historische grilligheden was de code uiteraard niet berekend, zodat eigentijds dus een hoogst verwarrende spreiding van dossiers was aangebracht. Deze is gecorrigeerd door in het periodeblok 1942-1969 alle dossiers op één code (353.83 met subcodes) te brengen - in het periodeblok 1970-1979 was het probleem uiteraard niet meer aanwezig. Een andere eigenaardigheid van de code c.q. de toepassing daarvan is geweest dat bescheiden rakende aangelegenheden van het eigen ministerie en onderhebbende diensten naar hun inhoudelijk aspect over de code waren verstrooid, daarentegen aangelegenheden rakende de voorbereiding en behandeling van de Rijksbegroting waren gerangschikt onder de middelen van het eigen departement. Aangezien de code niet adekwaat was voor bescheiden rakende de eigen organisatie en de bemoeienis met onderhebbende diensten, is de indelingssystematiek uitgebreid met een hoofdgroep 0, waarin deze bescheiden een plaats hebben gevonden.

De door de CAS geschapen periodeblokken 1942-1969 (met enige voor- en uitloop) en 1970-1979 (met idem) alsook het blok 'gedeponeerde archieven' zijn op technische gronden, verband houdend met de aangelegde computerdatabases, gehandhaafd, doch bij de finale uitwerking in één nummering gebracht. Deze drie blokken zijn nu nog herkenbaar in de onderdelen I-III van deze inventaris.

De afzonderlijke 'geheime' en andere satelliet-archieven zijn, voorzover vallend binnen de cesuur tot en met het jaar 1979, opgelost in het hoofdbestand, het 'code-archief', voor een deel door toevoeging van bescheiden bij reeds bestaande dossiers van dat code-archief, voor een ander deel als afzonderlijke eenheden (dossiers). Het eerste geval is aangegeven met een NB van de strekking 'Bevat bescheiden afkomstig uit de verzameling ...' , het tweede geval met een NB 'Afkomstig uit de verzameling ...' .

In het code-archief zijn eveneens opgelost de bescheiden berustend bij de in 1978 in het leven geroepen centrale personeels- en financiële afdelingen, eveneens voorzover vallend binnen de cesuur-1979 en voorzover niet inmiddels op grond van de vernietigingslijst-1962 verwijderd. Elders is het ontstaan van die separate archieven, naast de 'parallelle' archiefvorming in het centraal archief, reeds aangeduid. Het alternatief was derhalve hetzij de bescheiden uit het centraal archief losmaken en overhevelen naar de afdelingsarchieven, hetzij de afdelingsarchieven oplossen in de KMP-periodeblokken. De laatste optie heeft de voorkeur gekregen.

Een licht afwijkende behandeling hebben de personeelsdossiers (pd's) van het ministerie ondergaan. Vanuit de gedachte dat deze pd's althans gedeeltelijk tot het over te brengen archief moeten worden gerekend, en gegeven de omstandigheid dat formeel vastgestelde selectiecriteria nog niet voorhanden waren, zijn voor het AZ/KMP-archief ad-hoc selectiecriteria ontwikkeld. De termijn van 75 jaar na geboorte, gedurende welke overheidsorganen personeelsgegevens ter beschikking moeten houden, geeft de looptijd van het 'administratief belang' aan. Brengt men deze termijn in mindering op de som van bewerkings-/overbrengingscesuur (31.12.1979) vermeerderd met de wettelijke overbrengingstermijn (20 jaar), dan komen de pd's met geboortejaren 1924 en ouder in beginsel voor overbrenging in aanmerking. Een tweede beperking is aangebracht door de toerekening van pd's aan een bewerkings-/overbrengingstranche mede afhankelijk te stellen van het tijdstip van uittreden van personeelsleden. In het onderhavige geval is daarom de bewerkings-/overbrengingscesuur overgebracht op de pd's, in die zin dat slechts pd's betreffende personeelsleden die voor of op 31 december 1979 zijn uitgetreden, in beginsel voor medebewerking en -overbrenging in aanmerking zijn gebracht. Vervolgens is de selectie verder ingeperkt door toepassing van het criterium 'bezoldigingsschaal', met dien verstande dat schaal 11 of hoger van het BBRA 1984 (dan wel schaal 129 van het BBRA 1948 of de daarmee overeenkomende schalen van het BBRA 1937) voor bewaring en overbrenging kwalificeert, en lagere schalen in beginsel niet. Op dit criterium 'bezoldigingsschaal' is vervolgens een tweevoudige kwalitatieve correctie aangebracht, door voor bewaring/overbrenging tevens in aanmerking te brengen 1 de pd's van personeelsleden die door hun leidinggevende functie mede gezichtsbepalend voor de dienstonderdelen zijn geweest, en 2 de pd's van personeelsleden wier functie een rechtstreekse aanraking met de minister-president doet vermoeden (secretaresses, chauffeurs, kamerbewaarders e.d.). Het sub 1 geformuleerde criterium is geoperationaliseerd vanuit de formatie-overzichten (voorzover aanwezig), het tweede vanuit de pd's zelf. Voorzichtigheidshalve is in twijfelgevallen tot bewaring besloten. Binnen de aldus voor bewaring/overbrenging geselecteerde pd's is geen nadere schoning van bescheiden toegepast.

Drie bijzonderheden verdienen hier vermelding. In de eerste plaats kwam een aanzienlijke hoeveelheid pd's van personeelsleden van de Regeringsdienst 'Oog en Oor' (1945-1946) aan het licht. Daaruit zijn voor bewaring en overbrenging geselecteerd de pd's van personen die door de aard van hun functie mede gezichtsbepalend voor het functioneren van die dienst konden worden geacht, niet slechts vanuit een landelijke, maar ook in regionale of locale optiek.

In de tweede plaats zijn buiten de bewerking en overbrenging gehouden de pd's van personeelsleden van de BID/IDB. Gezien de overleveringstoestand van het archief van de BID/IDB heeft het ministerie van AZ zich verbonden om alle pd's van het personeel van die diensten voor permanente bewaring in aanmerking te brengen. Tegelijk bevatten deze pd's op een zodanige schaal gegevens over organisatie, werkwijze en soms operaties van die diensten, en worden zij om diezelfde reden ook nog dusdanig vaak voor 'administratief' gebruik geraadpleegd, dat de minister van OCenW machtiging tot opschorting van de overbrenging ex art. 13 lid 3 van de Archiefwet 1995, mede gelet op art. 15 juncto 55 WIV 2002 (Stb. 148) heeft verleend, onder beding dat deze pd's zullen worden gevoegd bij het eigen BID/IDB-archief en in de overbrenging daarvan zullen meegaan.

De derde bijzonderheid betrof de aanwezigheid van een aanzienlijke hoeveelheid personeelsdossiers van gemilitariseerd personeel van het Bureau Nationale Veiligheid (BNV) dat in 1946 door de zorg van AOK en het KMP is geliquideerd. Deze BNV-pd's zijn op 3 november 1998 overgedragen aan de Binnenlandse Veiligheidsdienst (BVD) als toenmalig beheerder van het BNV-archief en zijn bij de overbrenging van dat archief in 2001 bij het Nationaal Archief komen te berusten.

Het reeds bij het Algemeen Rijksarchief berustende bureau-archief van dr. H. Brugmans, Regeringscommissaris bij de RVD en naderhand AOK-secretaris, was in opdracht van het Algemeen Rijksarchief in 1989 door de CAS te Winschoten geïnventariseerd. Deze inventaris is thans woordelijk in deze KMP-inventaris geïntegreerd.

In 1999 is tevens het zgn. 'Coördinator-archief', dat tevoren tot het hiervoor genoemde 'I&V-complex' werd gerekend en aanvankelijk van de bewerking was uitgezonderd, alsnog daarin betrokken. Aan de hand van de formele voorschriften met betrekking tot de taak van de CI&V resp. het CVIN is bij de bewerking van dit materiaal een scheiding aangebracht tussen het archief van het college CVIN, dat als separate eenheid is ondergebracht in het blok 'gedeponeerde' archieven, en de eigen archiefvorming van de CI&V tel quel , wiens kwaliteit als KMP-functionaris gebood tot de verwerking van deze bescheiden in de KMP-periodeblokken, op dezelfde voet als eerder al bij de andere 'geheime' satelliet- en bureau-archieven was toegepast. Uit eigenhandige aantekeningen van de Coördinatoren betreffende vernietiging van duplicaten is af te leiden dat het CVIN-archief onder feitelijk beheer van de CVIN-voorzitter heeft gestaan. Van een herkenbaar secretariaatsarchief zijn geen sporen aangetroffen. In enkele gevallen is aantoonbaar dat aan de minister-president verzonden CVIN-rapportage weer aan het CVIN-archief is toegevoegd, waarna de CVIN-archief-exemplaren als 'overtollig' zijn opgeruimd. Deze de facto archiefvermenging is niet ongedaan gemaakt. Ook andere, aanvankelijk tot het 'I&V-complex' gerekende (verzamelingen van) bescheiden zijn in 1999 daaruit afgezonderd en in de hier verantwoorde bewerking alsnog meegegaan. Naar gelang van de aard van de stukken zijn zij in de KMP-periodeblokken dan wel bij de gedeponeerde archieven gerangschikt. Netto resultaat van een en ander is geweest dat het 'I&V-complex' is verengd tot het BID/IDB-archief, waaraan zoals boven is verhaald de personeelsdossiers van het daar werkzame personeel zijn toegevoegd.

Aldus zijn in totaal 41 sub-archieven ('verzamelingen') binnen de cesuur-1979 geheel of gedeeltelijk in het hoofdarchief opgelost. Teruggeplaatst zijn voorts KMP-bescheiden of -dossiers die zijn aangetroffen in het archief van de RVD.

De gedeponeerde archieven van 'accessoire organen' zijn uiteraard wèl als zodanig herkenbaar gehouden en niet opgelost in het hoofdarchief. Een deel van deze archieven is aangeleverd met reeds bestaande toegangen, die hooguit met enige textuele correctie konden worden overgenomen. Voorzover deze inventarissen toelichting bevatten omtrent de bewerkingsingrepen in de archieven, wordt deze hierna weergegeven.