De stukken in de Tamil Nadu Archives die worden aangeduid met "Dutch Records", bestaan in feite uit de overblijfselen van de archieven van vier factorijen, die alle functioneerden als hoofdkwartier van een kantoor (administratieve regio): Cochin (Malabar), Nagapatnam / Pulicat (Coromandel), Surat (Surat) en Chinsura (Bengalen). De vier archieven kennen elk een verschillende beheersgeschiedenis en zijn blijkbaar slechts bij elkaar geplaatst omdat ze alle zijn gevormd door VOC - instituties and hun rechtsopvolgers. Deze documenten lijken het enige te zijn dat nog rest van de archieven die de Nederlanders in India overdroegen aan de Britten. Samen bestaan ze uit ongeveer 1800 banden en pakken (inv. nrs. 1 - 1763). Ze bestrijken 64 meter en dateren uit de periode 1643 - 1852. In de loop van de tijd is het grootste gedeelte van de oorspronkelijke archieven verloren gegaan.

Soms aangeduid met "Cochin Records", vormen inv. nrs. 1 - 1633 (uitgezonderd inv. nrs. 601, 799, 924, 977, 981, 1057, 1307 en 1612 - 1621) en 1672 de archieven van de vestiging in Cochin (Malabar) en zijn rechtsopvolgers. Afgezien van materiaal in de categorie documentatie (voornamelijk gedrukte werken), dateren ze uit de jaren 1664 - 1822. Het grootste gedeelte komt echter uit de achttiende eeuw. Dit zijn de enige archieven van een Nederlandse vestiging in India die relatief intact zijn. Het is zelfs zo dat de stukken die nu nog bestaan vrijwel geheel overeen komen met een originele inventaris van de Cochin - archieven die hoogstwaarschijnlijk is opgesteld in of rond 1795 toen Cochin werd overgegeven aan de Britten. Dit manuscript is inv. nr. 1629 van de "Dutch Records" in de Tamil Nadu Archives en is later gepubliceerd als (Selections from the Records of the Madras Government. Dutch Records, nr. 6) onder redactie van P. Groot (Madras, 1909). Het lijkt erop dat deze archieven na 1795 gedurende nog enige tijd in Cochin zijn gebleven aangezien nieuwe stukken werden toegevoegd tot en met 1822. Deze latere documenten betreffen de Nederlandse aanwezigheid in Cochin na 1795 en hebben grotendeels te maken met de weeskamer of juridische zaken. Op een onbekend moment werden alle archieven overgebracht naar Calicut, hoofdstad van het Britse Malabar district, en in 1891 vond een verhuizing plaats naar het van het bestuur zetelend in Fort St. George te Madras (Chennai), een voorloper van de Tamil Nadu Archives. Inv. nr. 1672 heeft een andere beheersgeschiedenis, zie hiervoor de sectie over Surat.

Zoals gezegd werd de vroegste bekende inventaris van de Cochin - archieven waarschijnlijk opgesteld rond 1795. Hoewel dit werk geen identificatie - nummers toekent aan de afzonderlijke stukken, geeft het een goede indruk van de oorspronkelijke structuur van de archieven, omdat het de verschillende soorten documenten in afzonderlijke series indeelt. Na enkele onsuccesvolle pogingen in de Calicut - periode publiceerde het Britse bestuur een Engelstalige catalogus van de Cochin - archieven, inclusief de stukken toegevoegd na 1795 (en enkele documenten afkomstig van het VOC - kantoor Coromandel): , opgesteld door de Katholieke priester A.J.M. Heyligers voor of rond 1900. Tegen deze tijd waren de archieven klaarblijkelijk geheel chronologisch herordend en genummerd (inv. nrs. 1 - 1632D), waarbij de originele structuur verloren was gegaan. De betreft in feite een plaatsingslijst (simpelweg beginnend met het vroegste stuk en eindigend met het jongste zonder enige seriële verdeling), bestaande uit korte beschrijvingen van elk inv. nr. en uitgebreide opmerkingen bij bepaalde stukken die blijkbaar als belangrijk werden beschouwd. In 1916 werd de uitgegeven te Madras. Dit werk, dat min of meer bestaat uit de korte beschrijvingen uit de , bevat ook beschrijvingen van enkele nog niet eerder vermelde stukken, waarvan inv. nrs. 1632E - 1633 Malabar betreffen.

Inv. nrs. 601, 799, 924, 977, 1057, 1612 - 1621 en 1634 - 1642 (soms aangeduid met "Coromandel Records") zijn alles dat over is van de archieven van de vestiging in Nagapatnam en zijn opvolger te Pulicat. Afgezien van documentatie - materiaal beslaan ze ruwweg de jaren 1755 - 1756, 1766, 1772 - 1777 en 1818 - 1825. Hun beheersgeschiedenis is onbekend. Een lijst (bewaard in Batavia) van de stukken uit de periode tot aan 1818 die door de Nederlanders in Sadras in 1825 werden overhandigd aan de Britten, is gepubliceerd en geanalyseerd door J. van Kan als "Lijst der oude boeken van de voormalige Nederlandsche Oost - Indische Compagnie ter kuste Coromandel / List of Records of the Dutch East India Company Settlement on the Coromandel Coast 1702 - 1795" in , 71 (1932). Wanneer men deze uitgebreide opsomming vergelijkt met de zeer kleine omvang van materiaal van Coromandel dat momenteel aanwezig is in de Tamil Nadu Archives, dan zou men verbaasd kunnen zijn (zoals Van Kan zelf was) hoe weinig er overgebleven is van de oorspronkelijke archieven.

Hoe dan ook, de stukken tot en met inv. nr. 1621 moeten naar Madras overgebracht zijn vóór c. 1900 omdat ze vermeld worden in de Press List of Ancient Dutch Records, From 1657 to 1825, opgesteld door de Katholieke priester A.J.M. Heyligers voor of rond 1900. Blijkbaar werden ze vermengd met de Cochin - archieven toen deze chronologisch werden hergeordend. Inv. nrs. 1634 - 1642 worden slechts genoemd in de uit 1916 (voor meer informatie over dit werk en de Press List zie de inleiding bij de Cochin - archieven). Met uitzondering van inv. nr. 1642 is dit logisch omdat het hier kopieën betreft van memories van overgave van de Gouverneurs van Coromandel die rond 1910 gemaakt zijn door archivisten in Batavia voor de Britse autoriteiten te Madras.

Inv. nrs. 1307 en 1643 - 1672 (ook bekend als "Dutch Records transferred from Bombay") zijn de restanten van de archieven van de vestiging te Surat. Ze zijn afkomstig uit de periode 1748 - 1798. Met uitzondering van inv. nr. 1307, waarvan de beheersgeschiedenis geheel onbekend is, zijn de stukken bij elkaar geplaatst in het Department of the Archives van de Bombay Presidency maar hebben ze verschillende beheersgeschiedenissen. Inv. nrs. 1643 - 1669, in het begin nog aanwezig te Surat, werden in 1895 tijdelijk naar Madras gezonden om beschreven te worden door de Katholieke priester A.J.M. Heyligers. In 1898 was zijn manuscript gereed, dat spoedig daarna uitgegeven werd als . Deze lijst, waarin de stukken zijn genummerd van I tot en met XXVIII, bevat ook inv. nr. 1672, dat in Bombay was bewaard sinds tenminste 1833 en in feite deels uit Cochin afkomstig is. In 1907 werden inv. nrs. 1643 - 1669 overgebracht van Surat naar Bombay en samengevoegd met inv. nr. 1672. Helaas beschrijft Heyligers' slechts het type en de inhoud van de stukken (in het Engels), zonder de archiefvormers te noemen, en geeft het zeer oppervlakkige dateringen.

Daarom, toen de Nederlandse ambtenaar J. van Kan in 1929 - 1930 in Brits Indië en Ceylon rondreisde om een overzicht samen te stellen van Nederlands en Nederlands - gerelateerd archiefmateriaal in deze regio, nam hij de ontbrekende informatie op en hernummerde de stukken (I - XXX) in zijn gepubliceerde verslag: Compagniebescheiden en aanverwante archivalia in Britsch - Indië en op Ceylon. Zijn lijst (op blz. 77 - 105) bevat ook een extra beschrijving van inv. nr. 1672 (gemaakt in 1899 door J.Ph. Vogel, Professor in de Indologie aan de Universiteit van Leiden, op verzoek van de stafleden van de Bombay Archives, die zich er niet van bewust waren dat Heyligers hier slecht één jaar eerder een beschrijving van had gemaakt) en noemt twee nieuw ontdekte Nederlandse stukken in Bombay: inv. nrs. 1670 en 1671. De tweede van deze is eigenlijk afkomstig van de Britse vestiging te Surat maar bestaat voornamelijk uit papieren die waren ontvangen van de VOC en zijn geschreven in het Nederlands). In 1931 werden alle stukken overgebracht naar Madras en hernummerd, volgend op de inv. nrs. van de VOC - archieven van Malabar en Coromandel. In 1939 stelde J. Fruytier een nieuwe, nogal oppervlakkige lijst op (in het Engels) van de stukken overgebracht uit Surat en Calcutta (zie de inleiding bij de Chinsura - archieven), die in 1952 te Madras gepubliceerd werd als .

Ook wel aangeduid met "Dutch Records transferred from Bengal", vormen inv. nrs. 981, 1673 - 1763 de overblijfselen van de archieven van de vestiging te Chinsura nabij Hooghly. Afgezien van materiaal in de categorie documentatie, beslaan ze de jaren 1655 - 1852. Nadat de Nederlanders in 1825 Chinsura hadden verlaten, bleven er "Nederlandse" stukken gevormd worden, voornamelijk door de Judicial Council en handelend over Nederlanders die in Bengalen waren gebleven. Met uitzondering van inv. nr. 981, waarvan de beheersgeschiedenis niet duidelijk is, werden de stukken bewaard in het kantoor van de District Judge te Hooghly tot 1928, toen ze overgebracht werden naar het Department of the Archives van de Bengal Secretariat in Calcutta, samen met een aantal Deense archiefstukken. Bij die gelegenheid werd voor het eerst een lijst samengesteld van een deel van het materiaal, die echter geen onderscheid maakte tussen Nederlandse en Deense stukken en dientengevolge vrijwel onbruikbaar was.

In zijn (blz. 59 - 72) (zie de inleiding bij de Surat - archieven) geeft J. van Kan gedetailleerde beschrijvingen van de Chinsura - archieven (op dat moment 86 stukken), waarbij hij ze in twee series verdeelt:

A: stukken vermeld en genummerd in de bovengenoemde lijst uit 1928 (genummerd 26, 44 - 45, 46 - 46a, 47 - 50, 51a, 52 - 53, 54a - h, 55 - 64, 66 - 77, 80 - 87, 106);

B: stukken niet genoemd in die lijst en daarom genummerd door Van Kan (1 - 35).

In 1930 (nadat Van Kan zijn onderzoek had afgerond maar voordat hij het publiceerde) werden de archieven overgebracht naar de Imperial Record Office en in 1931 naar Madras. Hier werden ze opnieuw genummerd, volgend op nummering van de VOC - archieven van Malabar, Coromandel en Surat. Samen met de stukken overgebracht uit Surat werden ze nogal oppervlakkig beschreven in een in 1939 door J. Fruytier opgestelde lijst, die werd uitgegeven te Madras in 1952 als . Zoals blijkt uit dit werk, waren op dat moment nog meer Britse documenten bij de Nederlandse stukken uit Bengalen gevoegd (waarschijnlijk tijdens hun verblijf in de Imperial Record Office), kennelijk simpelweg omdat ze Nederlandse aangelegenheden betroffen. Sommige van deze documenten zijn ook beschreven door Van Kan in , maar logischerwijze worden ze daar nog vermeld als behorend tot de stukken van het Britse Foreign Department te Calcutta (blz. 41 - 55). De overzichten van Van Kan en Fruytier verschillen echter aanzienlijk van elkaar, niet alleen met betrekking tot hun structuur, maar ook wat betreft hun inhoud. Diverse stukken die Van Kan heeft beschreven lijken niet opgenomen te zijn in de lijst van Fruytier, terwijl deze laatste een aantal stukken noemt die Van Kan blijkbaar nooit heeft gezien.