Eerder dit jaar kregen i-professionals de gelegenheid om via een review hun feedback te geven op de concept-norm Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). Dit leverde ruim veertig reacties op, goed voor zo’n dertienhonderd opmerkingen. Wouter Oenema, adviseur digitale archieven van de gemeente Amersfoort, was een van de respondenten die het Nationaal Archief van waardevolle feedback voorzag.
Update september 2021: De definitieve versie van MDTO is nu online beschikbaar.
De centrale vraag van Oenema tijdens de review was vooral: hoe vertalen we MDTO nu naar onze eigen systemen en applicaties? Met andere woorden: wat is standaard ingeregeld en wat is maatwerk? “Dus toen de mogelijkheid zich voordeed om mijn stem te laten horen, hoefde ik niet lang na te denken. Door aan de voorkant mee te sturen vergemakkelijk je uiteindelijk je eigen werkzaamheden.”
Concrete suggesties
Respondenten konden reageren op drie modules. Oenema heeft hoofdzakelijk naar de modules ‘informatiemodel’ en ‘koppelvlakspecificatie’ gekeken. “Om het XML-schema te beoordelen heb ik niet genoeg technische kennis, dat ligt meer op het terrein van leveranciers. Gelukkig hoorde ik dat ook zij aan de review meededen.”
Voor de koppelvlakspecificatie had Oenema de volgende suggesties: “De conceptversie beperkt zich tot het aanleveren van informatie. Eigenlijk miste ik nog een aantal andere toepassingen waar je het koppelvlak voor zou kunnen inrichten. Bijvoorbeeld het toegankelijk maken en beschikbaar stellen informatie. Verder viel me op dat informatiebeveiliging niet in dit onderdeel was meegenomen.”
Bij het informatiemodel keek Oenema ook naar de toepasbaarheid binnen de Omgevingswet: “In het concept-informatiemodel van een paar jaar geleden was de geografische informatie uitgesplitst in meerdere metadatavelden. Nu is er nog maar één veld waar je iets over geografische data - een wezenlijk onderdeel van de Omgevingswet - kunt zeggen. Daar maak ik me wel zorgen over.”
Zelf de vertaalslag maken
Oenema vindt de rijksbrede norm MDTO veel beter leesbaar dan het TMLO. “Maar het blijft soms onduidelijk wat er precies met bepaalde begrippen wordt bedoeld en hoe je zaken moet invullen. Er staat niet: zus of zo moet het eruit zien. MDTO is toch meer een theoretisch model, waarbij je nog steeds de vertaling naar je eigen omgeving moet maken. Vooral voor kleinere organisaties is dat lastig omdat het specialistische kennis vraagt.’’
Meedoen loont
Het loont om als gemeente betrokken te zijn bij de inhoudelijke review van MDTO. Hiervoor geeft Oenema drie concrete voorbeelden: “Om te beginnen richting leveranciers. Als individuele gemeente krijg je vaak geen prioriteit, omdat leveranciers te maken hebben met verschillende wensen. Dat verandert als er één norm is waaraan iedereen wil voldoen. Ten tweede maakt het ook de samenwerking met andere overheden in de keten makkelijker. Zoals bij de eerder genoemde Omgevingswet. Gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld Rijkswaterstaat wordt veel eenvoudiger. Ten slotte het overbrengen van informatie naar het e-depot van Archief Eemland. Nu zijn er van beide kanten nog veel aanpassingen nodig. Dat verdwijnt wanneer iedereen dezelfde metagegevens gebruikt. Het proces wordt daarmee een stuk efficiënter.”
Wout van der Reijden, senior adviseur recordkeeping, die het MDTO-project vanuit het Nationaal Archief coördineert, is erg blij met de inbreng vanuit alle overheidslagen en leveranciers. “MDTO geldt voor zowel centrale als decentrale overheden. Wij zijn ons ervan bewust dat we als rijksinstantie ons best moeten doen om deze kaders ook op de lokale praktijk aan te laten sluiten.”
Betrokken partijen
Het Nationaal Archief ontwikkelt MDTO samen met de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), Binnenlandse Zaken (BZK/CIO Rijk) en het Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP). Het definitieve concept en de verantwoording van de verwerking van de review worden gepubliceerd op Kennisnetwerk Informatie en Archief, kia.pleio.nl.
Bron: Een uitgebreid artikel over de online review van MDTO is verschenen in Od magazine (september 2020).
