Bij de aankoop, bouw, aanpassing, migratie of uitfasering van een informatiesysteem pas je de DUTO-eisen toe. Door ze op te nemen als requirements op het moment dat er inrichtingskeuzes voor nieuwe informatiesystemen gemaakt worden. Denk aan de start van projecten en programma’s, het inrichten of herzien van startarchitecturen, of inkoopbestekken. Op deze manier wordt archiveren by design toegepast.
Relatie met de DUTO-scan
DUTO-eisen zijn de algemeen geldende eisen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Zij worden toegepast volgens het ‘by design-principe’. Dat wil zeggen dat het toepassen van de DUTO-eisen samenhangt met inrichtingskeuzes van een organisatie voor nieuwe informatiesystemen.
In aanvulling op de DUTO-eisen kan een DUTO-scan worden uitgevoerd. Op basis van gebruikerswensen worden verdere aanbevelingen geformuleerd. Hiermee kan bij de inrichting rekening mee gehouden worden. Hiermee kan de duurzame toegankelijkheid van informatie verbeterd worden binnen een bepaalde scope. Bij deze werkvorm wordt uitgegaan van de vijf kenmerken voor (duurzame) toegankelijkheid.
Naar de DUTO-scan
Bredere toepassing
De DUTO-eisen kunnen ook breder toegepast worden dan per informatiesysteem. Bijvoorbeeld door ze onderdeel te maken van het CIO-beleid, programmaplannen, projectplannen of (enterprise)architectuur. En waar mogelijk in combinatie met de andere aspecten van informatiebeheer, zoals beveiliging, privacy en openbaarheid.
Audits
Zijn de DUTO-eisen opgenomen in het ontwerp van informatiesystemen? Dan kan een overheidsorganisatie ze ook opnemen in audits over die informatiesystemen.